# YouGile > Система управления проектами и задачами: Agile-доски, задачи с рабочими чатами, CRM, отчёты. Работает в облаке и в коробочной версии на своём сервере. Первые 10 человек бесплатно. # Главная https://ru.yougile.com/ Система управления проектами для больших команд Управление задачами Мессенджер для работы Простая CRM Ваш браузер устарел или не поддерживает видео mp4 До 10 человек бесплатно навсегда Без ограничений по функциям и времени Регистрация Отмена Готово. Вам на почту отправлено письмо с подтверждением регистрации. Зарегистрироваться Заказать звонок Планируйте задачи и проекты Общайтесь по работе Управляйте продажами Создавайте свои расширения Мобильное приложение Все платформы Коробочная версия Самый быстрый способ изучить систему использований в месяц Полноценный мессенджер затягивает как в социальные сети, но в работу над проектами Ваш браузер устарел или не поддерживает видео mp4 47 инструментов для удобной работы на доске — дедлайн, исполнитель, ресурсы, свободные поля... Ваш браузер устарел или не поддерживает видео mp4 Бесконечное дерево подзадач для больших, растущих процессов Ваш браузер устарел или не поддерживает видео mp4 Гибкая система прав — 108 опций для точной настройки ролей Ваш браузер устарел или не поддерживает видео mp4 На всех платформах Установите программу на компьютер и на телефон Коробочная версия Максимальная безопасность Простое развёртывание на свой сервер Любые модификации Доступ с любого устройства Максимальная безопасность. Простое развёртывание на свой сервер. Любые модификации. Доступ с любого устройства. Подробнее Доски Стикеры На задачи можно прикреплять стикеры, которые выполняют различные функции: учёт времени, дедлайн и другие. Доступны системные стикеры, а также создание собственных со свободными полями. Зеркальные колонки Можно создать колонку, которая состоит из задач других колонок. Все действия с задачами в такой колонке будут отображаться и в родительских колонках. Удобно для наблюдений за процессами и передачи задач. Сводки На каждой доске можно создать сводки — колонки, в которые при помощи сортировки и фильтрации можно вывести задачи из всех проектов и досок по определённым критериям. Незаменимый инструмент для мониторинга процессов. Таск-трекер с диаграммой Ганта Полная картина проекта Переключайтесь на диаграмму Ганта в 1 клик, чтобы увидеть полный график проекта. Это позволит вам легко отслеживать прогресс и своевременно вносить необходимые коррективы. Удобный интерфейс для простого планирования Интуитивно понятный интерфейс, в котором сможет разобраться каждый. Автопланирование, масштаб от дня до года, быстрое создание задач. Синхронизируйтесь командой Планируйте на диаграмме и общайтесь онлайн — чат задачи доступен по 1 клику. Совместная работа становится проще и быстрее. Отчёты Таблицы Максимальная гибкость для формирования отчётов в табличном виде. Фильтрация и сортировка по любым параметрам из системы. Время в колонке График показывает среднее время, которое задачи провели в колонке. Таблица ниже показывает точную информацию по каждой задаче. Отчёт помогает находить узкие места в процессах на каждой доске. Лента событий Лента событий показывает хронологию любых действий, которые происходят в системе. Так, при помощи фильтрации можно посмотреть, например, все удалённые задачи, или все сообщения в чатах задач. Автоматизация Шаблоны задач Можно один раз настроить шаблон с предзаполненными данными, а потом использовать его при создании задач. Передача задач Можно настроить автоматизации с правилами для передачи задач. Автоматически переназначаются исполнители, приоритеты и другие параметры. Экономит время и убирает лишние клики. API Весь функционал системы доступен программно для интеграции с внешними сервисами. Открыть документацию Коробочная версия Максимальная безопасность. Простое развёртывание на свой сервер. Любые модификации. Доступ с любого устройства. Подробнее Перейти к остальным функциям --- # О компании https://ru.yougile.com/about О компании YouGile — российский сервис для управления проектами. Продукт Планирование происходит там, где команда общается. Мы делаем удобный инструмент, который решает эту задачу: Чат — неотъемлемая часть задач Удобные и проверенные интерфейсы Лаконичный и красивый дизайн Сотни настраиваемых функций О нас 7 лет на рынке >50 талантливых сотрудников использований в месяц X2 минимальный рост каждый год Ценности Работать с сильными и свободными людьми Делать продукт, который нравится сотням тысяч пользователей Быть инициативными и самостоятельными Испытывать страсть к результативности Вкладываться в развитие продукта и широкое распространение Люди Жесткие перфекционисты Вся команда профессионалы уровня senior+ Большинство выпускники топ вузов (МФТИ, МГУ, ИТМО, НГУ, ВШЭ) Бесконечно любят своё дело Все в первую очередь наняты по софт скиллам Коммуникация отлично развитый навык у каждого члена команды Смотреть тут Мы находимся в реестре отечественного ПО YouGile находится в едином реестре российского программного обеспечения. Реестровая запись №7152 от 03.11.2020 Общество с ограниченной ответственностью «ЮДЖАЙЛ» ОГРН 1177746958311 ИНН 7725393915 КПП 773601001 Электронная почта op@yougile.com Юридический адрес 119331, город Москва, пр-кт Вернадского, д. 29, этаж 5 ком./офис 20/б3т --- # Подписка на обновления коробки https://ru.yougile.com/box-subscribe Всё получилось! Теперь вы подписаны на важные обновления коробочной версии, можно закрыть эту страницу Важные обновления коробочной версии Подпишитесь, чтобы не пропустить новые функции и советы по настройке командных процессов Email Неверный формат электронной почты Подождите... Подписаться --- # Калькулятор стоимости https://ru.yougile.com/calculator Расчет стоимости при добавлении пользователей Кол-во новых пользователей Дней до конца лицензии --- # CRM-система https://ru.yougile.com/crm Простая CRM-система для малого бизнеса До 10 человек бесплатно навсегда Без ограничений по функциям и времени Регистрация Отмена Готово. Вам на почту отправлено письмо с подтверждением регистрации. Зарегистрироваться Заказать звонок Готовая воронка продаж создается за пару кликов CRM с фокусом на Делах: ежедневный план действий по сделкам Бесконечная база клиентов с удобной фильтрацией Гибкая система прав — 108 опций для точной настройки ролей Начните работу за 15 минут Без внедрения и обучения Регистрация Отмена Готово. Вам на почту отправлено письмо с подтверждением регистрации. Зарегистрироваться Заказать звонок Продажи, планирование и коммуникация в одной системе --- # Скачать приложение https://ru.yougile.com/download На всех платформах YouGile для Windows Скачать 32 bit / Скачать 64 bit YouGile для Mac OS Скачать YouGile для Linux (x64) Скачать YouGile для Android Google Play / AppGallery YouGile для iOS Скачать YouGile Web-версия Запустить --- # Корпоративный мессенджер https://ru.yougile.com/messenger Мессенджер для команд, вовлекающий в работу Регистрация Отмена Готово. Вам на почту отправлено письмо с подтверждением регистрации. Зарегистрироваться Заказать звонок Регистрация Отмена Готово. Вам на почту отправлено письмо с подтверждением регистрации. Зарегистрироваться Заказать звонок Привычный мессенджер, но для работы Все функции для быстрого рабочего общения: обмен файлами, уведомления, опросы, реакции, голосовые сообщения, демонстрация экрана Зарегистрироваться Порядок в общении Общайтесь в групповых, личных и чатах задач. Сортируйте чаты по папкам и гибко настраивайте уведомления Зарегистрироваться Чаты и задачи в одном окне Поручения не теряются. Ставьте задачи, назначайте исполнителей и дедлайны не выходя из чатов Зарегистрироваться Неограниченное количество гостевых пользователей Бесплатно и безлимитно приглашайте в рабочие чаты любых людей: клиентов, подрядчиков и фрилансеров. Они могут полноценно участвовать в переписке, но не будут видеть других чатов и проектов Зарегистрироваться Легко управлять командой Создавайте отделы и подотделы и добавляйте новых сотрудников в рабочие чаты в один клик. Централизованно назначайте руководителей и администраторов чатов Зарегистрироваться Чат в каждой задаче Обсуждения не смешиваются, детали остаются в одном месте, задачи закрываются быстрее Зарегистрироваться На всех платформах Установите программу на компьютер и на телефон Коробочная версия Максимальная безопасность Простое развёртывание на свой сервер Любые модификации Доступ с любого устройства Максимальная безопасность. Простое развёртывание на свой сервер. Любые модификации. Доступ с любого устройства. Подробнее Голосовые сообщения с автоматической расшифровкой Общайтесь на ходу, записывая голосовые из мобильного приложения. Получатель сразу видит, о чем сообщение: в пуше и чате сразу появляется удобная текстовая расшифровка, по которой работает поиск Опросы и реакции Создавайте опросы и собирайте обратную связь от команды. Добавьте немного эмоций в рабочее общения с помощью реакций на сообщения Система прав в групповых чатах Управляйте активностью команды и контролируйте доступы. Выбирайте, кто может писать сообщения или приглашать новых участников. Создавайте информационные каналы или приватные беседы Запись экрана Видеосообщения с демонстрацией экрана уменьшают число созвонов и помогают быстрее решать рабочие задачи Вложения Обменивайтесь рабочими документами, фотографиями и файлами любых форматов Частые вопросы Что такое корпоративный мессенджер для команд? Это безопасный мессенджер, который позволяет работать эффективнее. Он структурирует коммуникацию и выстраивает рабочее общение вокруг задач. Так ничего не теряется и задачи закрываются быстрее. Чем корпоративный мессенджер отличается от мессенджера для личного общения? Обладая всеми возможностями персонального мессенджера, он лишен его недостатков: смешение личного и рабочего контекста. В мессенджере для работы общение структурировано таким образом, чтобы ускорять работу. Как корпоративный мессенджер упрощает работу? Структурирует общение вокруг задач и проектов и таким образом помогает фокусироваться на задачах. В итоге команда быстрее приходит к результату, потому что каждое обсуждение ведёт к конкретному решению. Кому подойдет мессенджер YouGile? Командам, которые хотят управлять проектами и общаться в одном сервисе. Тем, кто устал от беспорядка в Telegram и WhatsApp и хочет структурировать рабочую коммуникацию. Есть ли бесплатный корпоративный мессенджер для небольшой команды? Да, мессенджер доступен бесплатно для команд до 10 человек — как и все функции системы управления проектами YouGile. Можно ли развернуть корпоративный мессенджер на своем сервере? Да, можно. Мессенджер для команд YouGile поддерживает on-premise развертывание. Есть ли аудиосообщения? Да, в мобильном приложении мессенджера есть возможность записывать аудиосообщения. Благодаря автоматической текстовой расшифровке со встроенным AI-редактором текст сообщения придет в чат одновременно с аудио в удобном виде. Получатели могут выбирать: прочитать или прослушать. При этом содержание аудиосообщений понятно сразу, и по ним работает поиск. Какие есть уникальные особенности мессенджера? Тесная интеграция с таск-трекером и CRM, возможность создавать задачи прямо из чата, ускоряет работу команду и позволяет планировать задачи и управлять коммуникацией в одном месте. --- # Партнёрская программа https://ru.yougile.com/partners Зарабатывайте на улучшении компаний Рекомендуйте, консультируйте, внедряйте Стать партнёром YouGile начинаем с 20% от платежей клиентов Реферальная ссылка для статей и писем Вместе работаем с первыми клиентами Ручное внесение клиентов с возможностью настраивать Вывод средств по простому договору За 2 минуты о том, как работает партнёрская программа: https://youtu.be/yn0-wYuDYEk Для кого Консультантов и интеграторов с клиентской базой Интеграторов CRM-систем Специалистов по b2b продажам Web-студий и разработчиков индивидуальных решений Блогеров и интернет-маркетологов На чём зарабатывать? У вас есть 10 b2b клиентов? Просто активно порекомендовав систему вы заработаете 10-15 тыс. Средний чек 55тыс, конверсия в оплаты около 10%. Написать хороший обзор системы. Вот эта статья за 2 года принесла бы вам 450 000 руб. Активно работать по своей клиентской базе, помогая внедрять и настраивать. Мы покажем, как это делать. Заработок с 10 ваших лидов 30-90тыс, плюс консультационные услуги. Продвигать средствами интернет-маркетинга. Если вы хороший специалист, это отличный дополнительный заработок. Стать партнёром YouGile По всем вопросам обращайтесь partner@yougile.com --- # Тарифы и цены https://ru.yougile.com/prices Прозрачные тарифы Облако Старт за 5 минут, ничего не нужно ставить Первые 10 человек бесплатно все функции без ограничений навсегда корпоративный мессенджер CRM для учета клиентов Начиная с 11 пользователя 594 ₽ /мес при оплате за год Регистрация Коробка На вашем сервере — полный контроль над данными За пользователя: 995 ₽ /мес при оплате за год установка на свой сервер все функции без ограничений SSO, 2FA, Active Directory приоритетная поддержка корпоративный мессенджер CRM для учета клиентов Подробнее Скачать (7 дней бесплатного теста) Заказать консультацию Платформа Коробка + конструктор: дорабатывайте систему под себя За пользователя: 1200 ₽ /мес при оплате за год Всё из тарифа «Коробка» Только в Платформе Платформа для разработчиков — дописывайте функции и бизнес-логику Доработка интерфейса — добавляйте свои кнопки, поля и элементы 20+ готовых расширений (и можно создавать свои) На этой же платформе мы сами собрали 20+ расширений Подробнее Скачать (7 дней бесплатного теста) Заказать консультацию Расчёт стоимости выберите период и количество человек 1 месяц 3 месяца 6 месяцев -15% 1 год -40% 2 года -50% Бессрочно Облачная версия Итого за год 0 руб. Первые 10 пользователей бесплатно Коробочная версия Итого за год 119 400 руб. 198 960 руб. Скидка 50% при оплате за год Заказать звонок менеджера Калькулятор окупаемости Тариф Облачная версия Коробочная версия Предполагаемое повышение эффективности 1% 2% 3% 5% 7% 10% 15% 25% 50% 100% 150% 200% Срок лицензии 1 месяц 3 месяца 6 месяцев 1 год 2 года Средний расход на сотрудника 5 000 10 000 15 000 20 000 25 000 30 000 40 000 50 000 60 000 70 000 80 000 90 000 100 000 120 000 150 000 170 000 200 000 220 000 250 000 300 000 Кол-во сотрудников - + 35 880 руб. Сумма за лицензию на 1 год 1 200 000 руб. Прирост эффективности в деньгах за 1 год 11 дней Окупаемость затрат Таблица цен Облачная версия За сотрудника в месяц, начиная с 11-го 2 Года -50% 1 Год -40% 6 месяцев -15% 1 месяц Кол-во сотрудников 1-10 0 0 0 0 11 20 30 50 100 150 300 Коробочная версия За сотрудника в месяц 2 Года -50% 1 Год -40% 6 месяцев -15% 1 месяц Кол-во сотрудников 5 10 20 30 50 100 150 300 Сравнение версий Облачная версия Коробочная Полнофункциональное управления проектами (100+ функций) Корпоративный мессенджер (групповые и персональные чаты) Мобильное (iOS/Android) и desktop приложения Управление правами пользователей Управление отчётами и сводками Лента событий и визуализация нагрузки на сотрудников Регулярные задачи Ограничение на размер одного прикреплённого файла 100Мб Без ограничений Приоритетная поддержка Размещение на собственных серверах Интеграция собственной политики безопасности Работа во внутренней сети без доступа в интернет Управление списком пользователей через ActiveDirectory Регистрация Заказать --- # Политика конфиденциальности https://ru.yougile.com/privacy-policy Политика конфиденциальности ООО «Юджайл» Пожалуйста внимательно изучите настоящую Политику конфиденциальности ООО «Юджайл» (далее – Политика), чтобы знать какую личную информацию мы собираем, в каких целях, как ее обрабатываем и защищаем, и как вы можете ей управлять, в том числе запрашивать сведения о личной информации, удалять, изменять. Мы стремимся к строгой конфиденциальности данных, конфиденциальности и безопасности. На этой странице представлена информация о нашей политике в отношении сбора, использования, раскрытия и управления вашей личной информации при использовании вами нашего Программного обеспечения. Yougile («нас», «мы» или «наш») управляет веб-сайтом https://ru.yougile.com и нашим программным обеспечением, перечисленный на нашем веб-сайте («Программное обеспечение», далее «ПО»). Пользуясь нашим ПО и веб-сайтом, вы доверяете нам свою личную информацию. Мы не будем использовать или передавать вашу информацию кому-либо, кроме случаев, описанных в настоящей Политике. Мы используем вашу личную информацию для предоставления всех функций ПО, обеспечения удобности пользования ПО, оптимизации, поддержки ПО и его дальнейшего улучшения, обеспечение безопасности ПО и пользователей. Даже если вы не используете ПО, вы по желанию можете сообщить нам какие-то сведения о себе, например, адрес электронной почты чтобы мы могли вас уведомлять о новостях нашего ПО при возникновении такой возможности. Вы можете отказаться от получения каких-либо сообщений от нас, перейдя по ссылке для отказа от подписки в любом электронном письме, которое мы отправляем. Мы не будем отправлять вам нежелательные материалы. Личная информация, которую мы собираем Настоящая Политика применяется к информации (включая личную информацию), собираемую через ПО и веб-сайт. Мы собираем информацию, которую вы добровольно предоставляете нам, а именно, когда регистрируетесь в ПО или веб-сайте заполнив информационную бюллетень, в том числе предоставляете информацию через службу поддержки или на адрес электронной почты support@yougile.com. «Личная информация» означает любую информацию, которая идентифицирует или может быть использована для идентификации вас прямо или косвенно. При использовании нашего ПО вы можете предоставить нам или мы можем попросить вас предоставить нам определенную личную информацию, которая может быть использована для связи или идентификации вас для целей, указанных в настоящей Политике. Личная информация включает ваш адрес электронной почты, имя, фамилию, номер телефона, платежную информацию у владельцев аккаунта, которая предоставляется при оплате ПО и прочие сведения, которые могут расцениваться как идентифицирующие. Также мы можем использовать информацию, которую ваш браузер отправляет каждый раз, когда вы посещаете наш ПО («Данные журнала»). Эти данные журнала включают в себя такую информацию о таких сетевых идентификаторах, как адрес интернет-протокола («IP») вашего компьютера, файлы cookie, тип браузера, версия браузера, страницы нашего ПО, которые вы посещаете, время и дата вашего посещения, время, проведенное на этих страницах, язык, статистика, настройки браузера и устройства, операционная система, мобильная сеть (включая название оператора и номер телефона). Нами также фиксируется информация о взаимодействии ваших браузеров и устройств с нашим ПО, в том числе отчеты о сбоях, сведения о действиях в системе, URL, с которого Вы на него перешли (URL перехода). Эти данные мы получаем, когда вы с вашего устройства обращается к нашему ПО (в том числе через веб-сайт). Эти данные позволяют сделать ПО для вас удобным, оптимизировать его, и в дальнейшем улучшить его с учетом статистики использования. В случае утечки личной информации мы вам незамедлительно сообщим в течение 72 часов с момента обнаружения во избежание риска последствий для вас. Обработка информации производится нами с помощью автоматизированных средств. Ваша личная информация хранится в защищенных сетях в зашифрованном виде и доступна только ограниченному числу лиц, которые имеют специальные права доступа к таким системам и обязаны сохранять конфиденциальность информации. Мы осуществляем соответствующую защиту, в том числе от предотвращения несанкционированного доступа к информации или оборудованию, используемому для обработки. Использование личной информации Личная информация используется и обрабатывается прозрачно только в законных и справедливых целях, указанных в настоящей Политике. Мы можем использовать вашу личную информацию, чтобы исполнить наши обязательства по предоставлению ПО (в том числе через веб-сайт), сделать его удобным и комфортным для вас, в том числе собирать статистику, отвечать на ваши запросы и комментарии, направленные в службу поддержки или на адрес электронной почты, указанный в настоящей Политике, запросить оценки и отзывы о нашем ПО и веб-сайте, сообщать вам о вашей учетной записи и предоставлять вам поддержку в отношении использования вами ПО. Если мы не заключили с вами договор, мы можем использовать вашу Личную информацию, чтобы связаться с вами, полагаясь на нашу законную заинтересованность в администрировании и поддержке нашего ПО. Мы можем использовать сторонние службы, такие как Google Analytics, для сбора, мониторинга и анализа данных журналов с целью выполнения анализа данных в соответствии с нашими законными деловыми интересами в улучшении нашего ПО. Это позволяет нам улучшать пользовательский опыт и работу ПО, а также облегчают исследования и анализ ПО с целью повышения функциональности нашего ПО. Эти сторонние поставщики услуг имеют свои собственные политики конфиденциальности, касающиеся того, как они используют такую информацию, которые соответствуют законодательству об обработке личной информации. Пользовательские данные Google ПО Yougile использует пользовательские данные, полученные от Google (google email и google calendar name) в соответствии с Политикой использования пользовательских данных Google API ( Google API Services User Data Policy ), включая требования к ограниченному использованию (Limited Use requirements). Ваши пользовательские данные сервиса Google Calendar становятся доступны Yougile только в том случае, если вы произвели нужную настройку в аккаунте Yougile и предоставили google email для прохождения авторизации с помощью сервиса OAuth от Google. После включения интеграции с сервисом Google Calendar наше программное обеспечение хранит и собирает пользовательские данные Google, а именно google email и google calendar name. В отношении ваших пользовательских данных Google применяются те же правила и принципы обработки информации, указанные в данной Политике конфиденциальности. Пользовательские данные Google не используются и не передаются третьим лицам для: - таргетированной рекламы, - продажи третьим лицам или брокерам, - передачи реселлерам, - определения кредитоспособности, - целей кредитования, - рекламы для пользователей ПО, - персонализированной рекламы, - ретаргетированной рекламы, - рекламы на основе интересов, - создания баз данных, - обучения речевых моделей и ИИ. Ваши права на защиту данных Ваши Персональные данные будут обрабатываться прозрачно. Вы имеете право: - аннулировать ваше согласие; - возражать против использования информации для определенной цели или целей; - сделать запрос на предоставление вашей информации, хранящейся у нас; - обновление, изменение, исправление, уточнение; - ограничение использования вашей информации и удаление; - право, связанное с автоматизированным принятием решений и профилированием. Мы не используем ваши личные данные таким образом; - переносимость данных (вы можете запросить у нас копию ваших личных данных, которые хранятся у нас для повторного использования в другом сервисе); - направить нам претензию если как вы полагаете ваши права могут быть нарушены настоящей Политикой; - подать жалобу в соответствующий государственный орган в зависимости от процедуры и предмета жалобы в случае нарушения ваших прав настоящей Политикой. Запросы вы можете направить в службу поддержки или на адрес электронной почты support@yougile.com . По вашему запросу мы предоставим вам ответ не позднее 30 дней с момента такого запроса. Срок обработки личной информации Обработка личной информации, позволяющей идентифицировать вас ограничена и осуществляется только в пределах сроков, указанных в настоящей Политике. По вашему запросу о прекращении обработки и удалении личной информации такая обработка прекращается немедленно, а личная информация удаляется. В таком случае, для использования ПО необходимо пройти повторную активацию. При прекращении использования ПО личная информация может храниться в течение 30 дней с момента последней оплаты подписки, чтобы улучшить вашу повторную активацию на случай, если вы решите вернуться к нашему ПО. При прекращении использования ПО без направления запросов об удалении и отсутствия продления подписки в течение 30 дней с момента последней оплаты, личная информация становится анонимной, что означает, что все данные перезаписываются и больше не могут быть идентифицированы лично. Категории получателей личной информации Мы не претендуем на право собственности на ваши данные и никогда не будем передавать, продавать или лицензировать доступ к указанным данным каким-либо третьим лицам. Мы вправе передать информацию привлеченным вспомогательным обработчикам для предоставления наших услуг в соответствии с вашими инструкциями. Кроме того, мы можем раскрывать информацию, которую мы собираем через ПО, когда мы добросовестно полагаем, что эти лица вправе получать, использовать, хранить или раскрывать эту информацию на следующих основаниях: - Они обеспечивают соблюдение требований законодательства, реализуют судебное решение или исполняют в принудительном порядке запрос государственного учреждения. Сведения об имеющихся запросах вы вправе получить путем обращения на адрес электронной почты support@yougile.com - Они в принудительном порядке обеспечивают соблюдение договорных обязательств или расследуют их возможные нарушения. - Они выявляют мошенничество, пресекают его или иным образом стремятся ему воспрепятствовать, а также работают над устранением технических неполадок или проблем с безопасностью. - Они защищают наши права, собственность или безопасность, наших пользователей или общественности в соответствии с требованиями законодательства и на основании полномочий, предоставленных им законом. Безопасность Безопасность вашей личной информации важна для нас, и мы стремимся защитить ее. Ни один метод передачи через Интернет или метод электронного хранения не являются полностью безопасными. Мы внедрили соответствующие технические и организационные меры для обеспечения безопасности и возможной утечки данных. Такие меры включают шифрование ваших данных во время передачи, хранения, ограниченное количество сотрудников с соблюдением строгих обязательств по соблюдению конфиденциальности, которым разрешен доступ к вашей информации в целях законной обработки. Однако мы не можем гарантировать, что неавторизованные третьи лица не смогут обойти наши меры безопасности. Если вы используете пароль в ПО, вы несете ответственность за его конфиденциальность. Не делитесь им с любым другим человеком. Если вы считаете, что ваш пароль был использован не по назначению или ваша учетная запись была скомпрометирована, немедленно сообщите нам об этом, отправив уведомление на адрес электронной почты support@yougile.com . Вне зависимости от того, где именно осуществляется обработка ваших данных, мы использует одни и те же меры обеспечения их безопасности, описанные в этой Политике. Файлы cookie Мы можем использовать информацию, полученную из наших файлов cookie, для определения поведения и предоставления вам контента и предложений на основе вашего профиля, а также для повышения удобства пользователей нашего ПО. Файлы cookie — это файлы с небольшим объемом данных, которые могут включать анонимный уникальный идентификатор. Файлы cookie отправляются в ваш браузер с веб-сайта и сохраняются на жестком диске вашего компьютера. Мы используем следующие файлы cookie для сбора информации. Технические файлы cookie, которые необходимы для того, чтобы вы могли перемещаться по нашему ПО и использовать его функции. Эти файлы cookie также позволяют нашему ПО запоминать ваши предыдущие действия в рамках того же сеанса просмотра. Аналитические файлы cookie используются нами для анализа того, как используется ПО и как он работает. Функциональные файлы cookie, которые позволяют нашему ПО запоминать выбор, который вы делаете при посещении, чтобы предоставить вам более персонализированные функции. Вы можете указать своему браузеру отказаться от всех файлов cookie или указать, когда файл cookie отправляется. Однако, если вы не принимаете файлы cookie, вы не сможете использовать некоторые части нашего ПО. Ссылки на другие сайты Наш ПО может содержать ссылки на другие сайты, которыми мы не управляем. Если вы нажмете на стороннюю ссылку, вы будете перенаправлены на сайт этой третьей стороны. Мы настоятельно рекомендуем вам ознакомиться с политикой конфиденциальности каждого сайта, который вы посещаете. Мы не контролируем и не несем ответственности за содержание, политику конфиденциальности или действия любых сторонних сайтов или служб. Конфиденциальность детей Наш ПО не предназначен для лиц моложе 13 лет («Дети»). Мы не собираем преднамеренно личную информацию от детей младше 13 лет. Если вы являетесь родителем или опекуном и знаете, что ваши дети предоставили нам личную информацию, пожалуйста, свяжитесь с нами. Если мы обнаружим, что Дети младше 13 лет предоставили нам личную информацию, мы удалим такую информацию с наших серверов в кратчайшие сроки. Соответствие GDPR Мы стремится инвестировать ресурсы, внедряя строгие технические меры и защиту, чтобы обеспечить соответствие GDPR во всех наших решениях. Для нас важны прозрачность, добросовестность, конфиденциальность и безопасность, и именно поэтому мы внедрили соответствующие технические и организационные меры, указанные в настоящей Политике для их обеспечения. Изменения в настоящей Политике Мы можем обновлять нашу Политику, чтобы поддерживать ее актуальность и точность. Мы сообщим вам о любых таких изменениях, опубликовав новую Политику на этой странице. Вам рекомендуется периодически просматривать настоящую Политику на предмет любых изменений. Изменения настоящей Политики вступают в силу с момента их публикации на этой странице. Пожалуйста обращайтесь при возникновении любых вопросов, связанных с настоящей Политикой. Мы будем рады вам помочь. Контакты Если у вас есть какие-либо вопросы, жалобы или вопросы относительно того, как мы обрабатываем вашу информацию, свяжитесь с нами по электронной почте support@yougile.com . --- # Возможности продукта https://ru.yougile.com/product Функции системы Планирование и общение в одной системе Диаграмма Ганта #популярные функции В вид Ганта можно перейти из любой доски проекта, а также из раздела "Отчёты". Инструмент упрощает работу с проектами, помогает увидеть общий ход задач по всей компании и управлять ими за счет наглядности. В Ганте можно создать зависимости и визуально отслеживать, какие задачи должны выполняться первыми. Доступна функция автоматического планирования задач. Это настройка, которая позволяет автоматически сдвигать связанные задачи в случае корректировки графика. Если дата окончания одной задачи сдвигается - это двигает все последующие задачи. Функция не допускает конфликты сроков: автоматически их исправляет. Интеграция с Google-календарем #популярные функции Задачи из YouGile могут трансформироваться в события Google-календаря. Включить интеграцию можно на странице Аккаунта в разделе "Мой Профиль" в веб-версии. Можно выбрать проекты, доски, из которых будут подгружаться задачи. Подзадачи и задачи без досок в календарь не передаются. Задача попадает из YouGile в Google-календарь, если на ней заполнен стикер "Дедлайн". Событие в Google-календаре содержит данные задачи: в каком проекте и на какой доске находится задача, исполнителей задачи - они указаны как участники события. Импорт из Trello #популярные функции Функция импорта из Trello позволяет перенести данные из Trello в систему YouGile. Импортируются доски, колонки, задачи, подзадачи (чек-листы), описание, файлы, а также комментарии (в виде сообщений в чате). Сводки #популярные функции Сводки - это отчёты в виде колонок.При помощи сортировки и фильтрации в них можно вывести задачи и подзадачи из всех проектов и досок по определенным критериям. Этот инструмент помогает наблюдать за процессами в команде и передавать задачи из отдела в отдел. Действие создания сводки доступно пользователям, которые имеют права на редактирование структуры проекта: администраторы, роль Управляющий, а также созданные роли. Создав несколько колонок-сводок, можно сформировать доску для мониторинга за процессами в команде. Например, доску для наблюдения за активностью в одном проекте за последние 24 часа. Отчеты в виде таблиц #популярные функции Выводят информацию по проектам в виде таблиц. Гибкая система сортировки и фильтрации позволяет реализовать отчетность любой сложности. Данные в отчетах динамически меняются с изменениями в проектах. Полученные таблицы можно скачать в формате Excel, а также настроить их регулярное получение на почту. Главная цель инструмента - прозрачность в компании. Цветные задачи #популярные функции В системе есть возможность изменить цвет карточки задачи через ее меню. Мы подобрали палитру из 8 цветов для светлой и 8 цветов для темной темы, чтобы дать возможность поставить яркий акцент на доске. Роли пользователей #популярные функции Функция позволяет гибко настроить права для ваших сотрудников, закрыв все основные потребности. Вы можете установить одну из встроенных ролей: Управляющий, Сотрудник или Наблюдатель. Также есть возможность создать свою роль и более гибко настроить, что можно или нельзя в выбранном проекте, доске, колонке или задаче. Запретить можно такие действия как просмотр чужих задач, возможность писать в чате, удалять или выполнять задачи, перемещать их, пользоваться стикерами и менять описание задачи. Регулярные задачи #популярные функции В YouGile вы можете создавать регулярные задачи. Шаблоны регулярных задач собраны на одной странице для легкости управления и настройки. Вы можете настроить интервал повторения, время и колонку, в которой будет создаваться задача. Дополнительно к названию можно на выбор добавлять дату повторения или порядковый номер задачи. Шаблон каждой регулярной задачи можно настроить — ответственные, исполнители, стикеры на задаче, а также описание и подзадачи. Видеосообщения с демонстрацией экрана #популярные функции Функция позволяет из любого чата в один клик перейти к записи видео с экрана, со звуком вашего микрофона или с системным звуком. Вы можете записать что-то для коллег и моментально отправить оптимально сжатое видео в чат. Кнопка старта записи находится в блоке ввода сообщения в чате. Данный инструмент позволяет уменьшить число созвонов с демонстрацией экрана и быстрее решать любые задачи с визуальной составляющей. Например, можно дать комментарий по макету, прототипу, интерфейсу, быстро рассказать о том, что вы сделали в документе или задаче, прокомментировать поставленную задачу, наглядно показать баг, показать отчет, график, диаграмму и дать комментарии голосом. Дедлайны с напоминаниями #популярные функции Никто не забудет про срок, к которому запланировано выполнение задачи. Можно получить нотификацию на телефон и почту. Можно получить напоминание заранее, например, за 3 часа. Напоминание может помочь вспомнить о планерке — информация отправляется всем подписанным на задачу. Задачи с чатами #работа с задачами Каждая задача в системе — это чат. Все взаимодействия в команде становятся простыми, но при этом по делу. Решается множество важных деталей по каждой задаче. Практически полностью вытесняется переписка в мессенджерах внутри команды. ID задач #работа с задачами Все задачи имеют уникальный ID, который отображается справа от названия задачи, а также в конце ссылки на нее. ID состоит из префикса и номера задачи. Префикс указывает на проект. Можно вывести ID на карточки и копировать ссылку на задачу в один клик. Обложка задачи #работа с задачами При отправке картинки в чат вы можете сделать ее обложкой задачи, нажав на кнопку "Сделать обложкой". Также редактирование обложки доступно через меню задачи. Для каждой отдельной доски можно включить настройку: автоматически делать обложкой последнюю картинку в чате задачи. Описание задачи #работа с задачами В каждой задаче есть вкладка с описанием с полноценным текстовым редактором. Описание можно открыть в полноэкранном режиме и форматировать текст. История изменений сохраняется, любую из версий описания можно восстановить с помощью кнопки «Восстановить версию». В текстовом редакторе есть инструменты для верстки полноценной статьи: заголовки, выделения, ссылки, списки, работа с изображениями. Также можно скопировать статью с внешнего ресурса и вставить в редактор – форматирование сохранится. Работает автосохранение: если перейти в другую задачу без нажатия на "Сохранить", отредактированное описание будет сохранено. Чеклисты в задачах #работа с задачами В каждой задаче есть возможность создать любое количество чеклистов. На карточке при этом отображается прогресс их выполнения. Если у задачи кроме чеклистов также есть подзадачи, на доске под карточкой задачи будет показываться прогресс только по подзадачам. Есть возможность скопировать списки чеклистов из одной задачи в другую: для этого надо "перетащить" список из открытой карточки задачи на другую карточку на доске. Подзадачи с бесконечной вложенностью #работа с задачами В каждой задаче можно создать подзадачи для удобства реализации больших процессов. Может быть любая степерь вложенности. Для подзадач доступны все базовые пункты меню задач. Создать подзадачу можно через кнопку "Создать подзадачу" в меню задачи, а также из вкладки "Подзадачи", в ней можно создать новые подзадачи, а также добавить подзадачу из существующих задач. При создании подзадача располагается не на доске, а внутри задачи. Есть возможность её перетащить на доску мышью или же перенести через меню "Переместить". Если необходимо, задачу после перемещения на доску можно убрать из подзадач, нажав на пункт в меню "Убрать из подзадач". Это превратит ее в обычную задачу. Также перемещенную на доску подзадачу можно убрать с доски через пункт "Убрать с доски", вернув все в первоначальное состояние. Ссылка на задачу #работа с задачами Через меню задачи можно копировать ссылку на эту задачу. При отправке ссылки в чатах YouGile она будет отображаться с ID и текстом названия задачи. По данной ссылке можно перейти к задаче как в браузере, так и в десктоп-приложении и в мобильном приложении. Добавление стикеров к задачам #работа с задачами К каждой задаче и подзадаче можно прикрепить любое количество системных или пользовательских стикеров. Стикеры - это модификаторы задач, помогающие добавить задачам дополнительные характеристики. Для прикрепления стикеров к задаче нужно нажать на "+" на карточке задачи на доске, далее выбрать стикер из списка. Также можно добавить стикер из вкладки задачи "Инфо/Лог" в правой панели. Еще один способ - можно просто перетащить стикер на задачу из панели стикеров или из соседней задачи. Подписка на чаты задач #работа с задачами В правом углу чата задачи есть кнопка "Подписаться" или "Отписаться. После подписки на чат пользователи показываются в списке участников, им будут отправляться уведомления о новых сообщениях в этой задаче. Можно подписать другого пользователя, выбрав его из списка тех, у кого есть доступ к просмотру задачи. При отправке сообщения в чате задачи, при назначении Исполнителем, а также при упоминании через @ - пользователь автоматом добавляется в подписчики. Уведомления по новым событиям #работа с задачами Чат в каждой задаче содержит наглядную панель с пользователями, которые получают оповещения о новых событиях. В системе работают уведомления о новых сообщениях в чатах, о назначении исполнителей, о выполнении задач, о просрочке дедлайнов, а также о перемещении задач. Пометить задачу избранной #работа с задачами Любую задачу в системе вы можете пометить избранной через "звёздочку" в правом углу карточки. После этого задача появится в соответствующем списке в разделе Мои задачи. Также избранные задачи могут быть сверху в списке чатов в правой панели, это поведение задаётся в настройках списка. Перемещение задач #работа с задачами Задачу можно переместить в любой другой проект, доску, колонку через меню "Переместить" - "Указать место назначения...". Также задачу можно переместить в другую колонку или же на другую доску текущего проекта через перетаскивание драг-н-дропом. В системе есть функция "Передачи задач", которая позволяет кроме перемещения задачи задать автоматическое назначение стикеров или же их удаление, добавление новых исполнителей, подписание на задачу или же отписку от чата. Функция управляется из настроек каждой доски. Дублирование задач #работа с задачами В меню задачи есть функция дублирования. При данном действии создается новая задача, в которую копируется вся информация с исходной, за исключением содержимого чата. Дубли задач не синхронизируются между собой. Архивирование задач #работа с задачами Можно архивировать выполненные или открытые задачи. После архивации задача перемещается в самый низ колонки. Информация о данном действии логируется. Все задачи в архиве можно разархивировать в любое время. В настройках доски можно включить функцию автоматической архивации выполненных задач. Зеркальные задачи #работа с задачами Это специальная функция, которая позволяет создать синхронизированные копии задач. Любые изменения в одной из зеркальных задач, кроме ID, подтягиваются в другие связанные с ней задачи. Можно настроить следующий процесс: в одном проекте задачи запланированы, в другом перемещаются между колонками и досками. На одной доске руководитель составил план из задач. На других досках эти задачи перемещаются разными исполнителями. Шаблоны задач #работа с задачами Вы можете создать шаблон с нуля или использовать уже существующую задачу, чтобы создать на ее базе шаблон. В шаблоне можно указать исполнителя, ответственного и подписчиков задачи, добавить описание, создать чек-листы, а также подзадачи. После создания шаблона вы сможете выбрать его в списке шаблонов на вашей доске. Массовые действия с задачами #работа с задачами Массовые действия с задачами помогают упростить рабочие процессы и сократить время на рутинные операции. Вы можете выбрать множество задач на доске и совершить с ними следующие типы действий: выполнить, переместить, архивировать, удалить добавить дедлайн, исполнителя и стикеры переместить в нужную колонку Для этого нужно нажать на пункт «Выделить несколько задач» в меню карточки либо кликнуть на задачу с зажатым ctrl/command. После этого вы можете выделить выбранные задачи доски или же все задачи колонки/сводки, а затем применить нужное действие. Создание колонок #работа с колонками На каждой доске можно создать любое количество колонок. Создавать, редактировать, удалять и перемещать колонки могут администраторы компании и пользователи с ролью Управляющий. У Сотрудников и Наблюдателей нет такого права. В настройках проекта можно создать свою роль и в ней разрешить перечисленные действия. Отображение количества задач в колонках #работа с колонками В настройках доски можно включить отображение количества задач в колонках. Число будет показываться рядом с названием каждой колонки. Заархивированные задачи не учитываются при подсчёте. Архивирование задач в колонках #работа с колонками Через меню колонки можно заархивировать все задачи или же только выполненные. Данное действие доступно администраторам и пользователям с ролями Сотрудник и Управляющий. В созданной роли на право архивации влияет настройка "Архивирование задач" в блоке с разрешениями для задач. Массовая архивация задач на доске также доступна через функцию массовых действий с задачами. Заархивированные задачи в колонках #работа с колонками Все заархивированные задачи помещаются в самом низу колонок, в которых они распологались до архивации, в свернутом виде под спойлером "Архив задач". Эти задачи всегда доступны для просмотра, при необходимости их можно разархивировать в любой момент. Перемещение колонок #работа с колонками Можно переместить колонку на другую доску текущего или другого проекта через меню колонки. Также переместить колонку на другую доску внутри проекта или же поменять местами колонки на доске можно через drag-n-drop. Действие перемещения доступно администраторам и Управляющим проекта. Пользователям с кастомными ролями можно разрешить перемещать колонку без ограничений или только внутри проекта. Дублирование колонок #работа с колонками Колонку можно дублировать через её меню. При дублировании копируются полностью все задачи с их статусами. В задачах копируется все содержимое, за исключением сообщений в чатах. Дублировать колонку могут пользователи, у которых есть право на создание колонок в соответствии с настройками ролей в проекте. Выбор цвета для колонок #работа с колонками Колонки можно разметить разными цветами. Например, колонка с задачами в работе в данный момент может быть красной, а с выполненными — зеленой. Доступно 16 цветов, выбор цвета - в меню колонки. По цвету колонки отпределяются цвета задач в виде Ганта. Зеркальные колонки #работа с колонками Зеркальные колонки - это точные копии оригинальных колонок. Для создания зеркал у пользователя должны быть права на создание колонок на доске. Всё, что происходит в оригинальной колонке, отображается в зеркальной, и наоборот. Если, например, удалить задачу из оригинальной колонки, она исчезнет и из зеркальной. Зеркала нельзя редактировать. Если такая опция понадобится, следует удалить колонку и создать её по-новой. В зеркальных колонках пользователи компании могут видеть только те задачи, которые им разрешено видеть в соответствии с настройками ролей в оригинальных колонках. Сводки #работа с колонками Сводки - это отчёты в виде колонок.При помощи сортировки и фильтрации в них можно вывести задачи и подзадачи из всех проектов и досок по определенным критериям. Этот инструмент помогает наблюдать за процессами в команде и передавать задачи из отдела в отдел. Действие создания сводки доступно пользователям, которые имеют права на редактирование структуры проекта: администраторы, роль Управляющий, а также созданные роли. Создав несколько колонок-сводок, можно сформировать доску для мониторинга за процессами в команде. Например, доску для наблюдения за активностью в одном проекте за последние 24 часа. Сортировка задач в колонках #работа с колонками Через меню колонки можно отсортировать задачи по дедлайну, исполнителю, дате создания, состоянию выполненности, названию, а также состояниям стикеров, добавленных на доску. Сортировка является безвозвратным действием и будет видна всем пользователям, имеющим доступ к доске. Создание досок #работа с досками В каждом проекте может быть любое количество досок. Создать их можно через "+" администратору компании, Управляющему проекта, а также пользователю с кастомной ролью с разрешением на добавление доски. Перемещение досок #работа с досками Можно переместить доску из одного проекта в другой через меню доски. Также доски можно поменять местами путем перетаскивания драг-н-дропом. Действие доступно администраторам, Управляющим проекта и пользователям с кастомной ролью с разрешением на перемещение доски. Фильтрация задач на доске #работа с досками Задачи на доске можно фильтровать по значениям стикера Исполнитель, стикеров с состояниями, временному интервалу, а также по диапазону дат окончания Дедлайна. Переключение видов на досках #работа с досками Каждую доску, кроме колоночного вида, можно представить в виде Календаря или Ганта. Во всех этих режимах доступно создание и редактирование задач. В виде Ганта видны полностью все задачи c подзадачами, которые есть на доске, включая задачи и подзадачи из сводок и зеркал. В виде календаря отображаются только те задачи и подзадачи из колонок, сводок и зеркал, у которых есть дедлайны. Вид Календарь #работа с досками Переключив доску проекта в календарный вид, можно увидеть отображение задач на недельном срезе. Показываются задачи и подзадачи, у которых установлен стикер Дедлайн. В календаре можно создать задачу, при этом у неё сразу же установится Дедлайн. Задачи можно перетаскивать, меняя тем самым расписание. Также можно менять по высоте для изменения диапазона времени, когда задача активна. Цвет карточек в календаре соответствует цвету колонки. Доступна фильтрация по стикеру Исполнитель. Вид Ганта #работа с досками В вид Ганта можно перейти из любой доски проекта, а также из раздела "Отчёты". Инструмент упрощает работу с проектами, помогает увидеть общий ход задач по всей компании и управлять ими за счет наглядности. В Ганте можно создать зависимости и визуально отслеживать, какие задачи должны выполняться первыми. Доступна функция автоматического планирования задач. Это настройка, которая позволяет автоматически сдвигать связанные задачи в случае корректировки графика. Если дата окончания одной задачи сдвигается - это двигает все последующие задачи. Функция не допускает конфликты сроков: автоматически их исправляет. Настройки доски #работа с досками К настройкам доски можно перейти из меню доски, а также из панели доски через "шестеренку". В данном разделе располагаются: Основные настройки доски Настройка внешнего вида Настройки стикеров Настройки доступа к доске по ссылке Настройки функции передачи задач Настройки шаблонов задач Основные настройки доски #работа с досками Основные настройки доски позволяют: увидеть, сколько времени задача провела в колонках на доске включить отображение количества задач в колонках включить отображение количества сообщений в каждой задаче автоматически перемещать задачи в выбранную колонку при выполнении автоматически выполнять задачи, если они были перемещены в определенную колонку на доске автоматически перемещать задачи в выбранную колонку при выполнении автоматически делать последнюю картинку в чате обложкой задачи автоматически архивировать выполненные задачи выводить ID на карточку задачи Настройка внешнего вида доски #работа с досками В настройках доски в разделе "Внешний вид" можно установить фон для доски, отличный от общего фона, выбранного в профиле. Изменения применяются для всех пользователей. Возможно загрузить своё изображение или же выбрать его по поиску из Unsplash из миллиона картинок. Редактировать фон доски могут пользователи, у которых есть доступ к "Настройкам доски". Настройки стикеров на доске #работа с досками Из раздела "Стикеры" в настройках доски можно создать любое количество пользовательских стикеров: стикеров с состояниями, временными интервалами, свободными числовыми и текстовыми полями. Можно добавить или убрать с доски системные стикеры: Дедлайн, Исполнитель, Секундомер, Регулярная задача, Таймер, Таймтрекинг. Если стикер был создан ранее на другой доске, его можно добавить на текущую доску через "Стикеры других досок". Также есть возможность установить определенный порядок стикеров в панели на доске. Для этого нужно поменять стикеры местами путем перетаскивания мышью. Доступ к доске по ссылке #работа с досками Есть возможность открыть доступ к любой доске по ссылке, чтобы её содержимое могли просмотреть пользователи, незарегистрированные в компаниии. Настроить функцию может администратор компании или Управляющий проекта. Необходимо перейти в меню доски, нажать на "Доступ по ссылке". Настройки передачи задач #работа с досками В настройках доски в разделе "Передача задач" можно добавить правила, позволяющие настроить: куда будет перемещена задача и из каких колонок можно будет это сделать каких пользователей удалить/добавить в качестве исполнителя задачи при передаче каких пользователей стоит отписать/подписать на чат при передаче задачи какие стикеры удалить или добавить на задачу в момент передачи После создания правила на задачах выбранных колонок появится иконка, позволяющая передать задачу в один клик. Настройки шаблонов задач #работа с досками Из раздела с настройками доски можно перейти к "Шаблонам задач". Можно создать шаблон с нуля или использовать уже существующую задачу, чтобы создать на ее базе шаблон. В шаблоне можно указать исполнителя, ответственного и подписчиков задачи, добавить описание, создать чек-листы, а также подзадачи. После создания шаблона можно выбрать его в списке шаблонов на доске. Воронка #CRM CRM - это тип проекта. Воронка - это канбан-доска, заточенная под процессы продаж. Можно настроить этапы, создавать и двигать сделки, есть базовые автоматизации. Можно загрузить воронки из других CRM с помощью импорта сделок. Дела #CRM Дела - это простые задачи, похожие на напоминания. Они создаются в сделке и собраны в отдельном виде доски "Дела". Есть готовый список дел "На сегодня", можно легко вывести все просроченные задачи. У дел есть статусы, они сообщают, если дело просрочено или отсутствует в сделке, тогда легко назначить новое прямо с доски. Учет клиентов #CRM В YouGile можно создавать карточки Контакта и Компании. В карточках можно посмотреть связанные сделки, а главное - хранить информацию в полях. Есть стандартные поля, такие как телефон, есть возможность создать свои дополнительные поля. Аналитика #CRM В CRM-проекте можно отслеживать базовые метрики по сделками и по работе менеджеров. Конверсионная воронка поможет понять, на каких этапах все хорошо, на каких теряются клиенты. Создание проектов #проектная работа В компании может быть неограниченное количество проектов. Создать проект можно из раздела "Моя компания" через кнопку "Добавить проект". Данная кнопка отображается у администраторов компании. Также она может быть доступна руководителям отделов или же всем пользователям в компании. Всё зависит от того, какое разрешение выбрано в настройках компании администратором. Порядок проектов #проектная работа Проекты можно поменять местами путем перетаскивания их в разделе "Моя компания" - Проекты компании" или же в списке в левой панели. Каждый пользователь определяет "свой" порядок проектов. Даже если администратор компании установит определенный порядок проектов, изменения будут применены только для него. Дублирование проектов #проектная работа Можно создать дубль проекта через меню проекта "Дублировать". Данное действие доступно тем пользователям, у которых есть право на создание проектов. При дублировании копируются полностью доски, колонки, а также все задачи и подзадачи с их статусами. В задачах копируется все содержимое, за исключением сообщений в чатах. Функция используется для копирования проектов, заведенных в качестве шаблонов. Удаление проектов #проектная работа Удалить проект можно через меню проекта. Действие доступно администраторам компании, а также Управляющим проектов. Удалённые проекты хранятся в системе неограниченное время. Найти и восстановить их можно из раздела "Лента событий", через фильтрацию по "Удаленным объектам". Префикс ID-задач проектов #проектная работа Каждому проекту при создании автоматически присваивается префикс, на основе его названия. Данное значение можно изменить во время создания проекта или же после, через меню. Префикс добавляется к ID всех задач, находящихся в проекте. Управление пользователями в проектах #проектная работа Добавить и удалить пользователей в проекте может администратор компании или Управляющий проекта. Для добавления пользователей в проект нужно в настройках проекта выбрать им роли. Можно установить одну из встроенных ролей: Управляющий, Сотрудник или Наблюдатель. Либо же создать свою роль. Для удаления пользователей из проекта, нужно в настройках убрать установленные для них роли. Роли пользователей #проектная работа Функция позволяет гибко настроить права для ваших сотрудников, закрыв все основные потребности. Вы можете установить одну из встроенных ролей: Управляющий, Сотрудник или Наблюдатель. Также есть возможность создать свою роль и более гибко настроить, что можно или нельзя в выбранном проекте, доске, колонке или задаче. Запретить можно такие действия как просмотр чужих задач, возможность писать в чате, удалять или выполнять задачи, перемещать их, пользоваться стикерами и менять описание задачи. Проекты для администрирования #проектная работа Если вы администратор компании, то проекты, в которых вы не принимаете участия, доступны под спойлером "Проекты для администрирования". Этих проектов также нет в левом меню. Чтобы они стали отображаться в основном списке проектов, надо установить себе роль управляющего. Архив проектов #проектная работа Проекты можно заархивировать через меню проекта. Архивы проектов отображаются под спойлером "Заархивированные проекты". После архивации задачи проекта перестают отображаться в правой панели, а также в сводках и отчетах. Разархивировать проект можно в любое время через пункт меню "Восстановить из архива". Глобальные настройки компании #администрирование Настройки, доступные только администраторам компании. Можно дать доступ к следующим возможностям: Создание новых проектов Отображение страницы отчётов Редактирование должности сотрудника Создание групповых чатов Отображение e-mail сотрудников Редактирование своего e-mail-а Отображение страницы “Лицензия и оплаты” Автоматическая установка обложки задачи из чата Доступы к этим возможностям по отдельности можно дать всем сотрудникам, руководителям отделов и администраторам или только администраторам Роли пользователей #администрирование Функция позволяет гибко настроить права для ваших сотрудников, закрыв все основные потребности. Вы можете установить одну из встроенных ролей: Управляющий, Сотрудник или Наблюдатель. Также есть возможность создать свою роль и более гибко настроить, что можно или нельзя в выбранном проекте, доске, колонке или задаче. Запретить можно такие действия как просмотр чужих задач, возможность писать в чате, удалять или выполнять задачи, перемещать их, пользоваться стикерами и менять описание задачи. Отделы компании #администрирование Отделы позволяют разделить людей для понимания, кто где работает, а также определить базовую систему прав. Руководитель отдела может видеть все задачи сотрудников его отдела. Также он может создавать подчинённые ему отделы, приглашать туда людей и определять там роли участников. Права руководителя можно задать в глобальных настройках компании — возможность создания проектов, видимость отчётов, редактирование должности сотрудников, создание групповых чатов, видимость e-mail сотрудников, отображение страницы лицензий и оплат. Если у вас большая компания, то рекомендуем начинать с приглашения руководителей отделов и обсуждения с ними процессов. А после этого предоставить им возможность приглашать сотрудников в свои отделы и формировать работу в своих командах самостоятельно. Ссылка для приглашения в компанию #администрирование Короткая и уникальная ссылка, которую можно выслать сотрудникам компании для регистрации в вашу компанию в YouGile. Зарегистрировавшийся по ней человек сразу попадёт в вашу компанию, после чего вы сможете распределить его по проектам, присвоить ему отдел и ввести в работу. Только что зарегистрировавшиеся сотрудники отображаются в списке “Нераспределённые по проектам сотрудники” Общий отчёт #администрирование Показывает срезы по компании для быстрого просмотра что происходит по отделам, проектам и по людям. Сверху можно отобразить срез по проектам, отделам или по сотрудникам. В первой колонке отображается название проекта/отдела/сотрудника и далее идут две колонки — кол-во открытых и кол-во выполненных задач по каждому пункту. Также вы можете добавить в таблицу колонки по своему желанию, например, кол-во задач за последние 7 дней. С результате получите подходящие срезы по вашей компании. Обратите внимание — вы можете щелкнуть на любое число в этой таблице и провалиться в подробную таблицу-отчет именно по этим задачам. Здесь название, даты, персоналии и прочая информация. Каждую задачу можно открыть и посмотреть чат по ней и узнать, что там происходит. Отчеты в виде таблиц #администрирование Выводят информацию по проектам в виде таблиц. Гибкая система сортировки и фильтрации позволяет реализовать отчетность любой сложности. Данные в отчетах динамически меняются с изменениями в проектах. Полученные таблицы можно скачать в формате Excel, а также настроить их регулярное получение на почту. Главная цель инструмента - прозрачность в компании. Отчеты "Время в колонках" #администрирование Отчет в виде графика показывает среднее время, которое задачи провели в каждой колонке. Это поможет найти узкие места в работе вашей команды. Под графиком — таблица с информацией по конкретным задачам. Красным подсвечено, где задача провела больше всего времени. Именно в этих местах возникает «бутылочное горлышко» — этап, на котором застревают задачи. Для того, чтобы увеличить эффективность команды, нужно находить эти этапы, разбираться в причинах задержки задач и по возможности устранять их. Лента событий #администрирование Один из пяти видов отчётов, показывающий все события, совершаемые сотрудниками компании. Каждая колонка — это сотрудник. Отсюда можно восстановить удаленные задачи, колонки, доски, проекты. Сверху можно отфильтровать ленту событий. Можно выбрать события за определенный период, события определенных сотрудников, выбрать тип действия и выбрать проект, в котором хочется отследить события. Задачи сотрудников #администрирование В удобном графическом виде отображаются задачи по каждому сотруднику. Сверху тоже есть фильтрация: по дате назначения задачи на исполнителя, непосредственно по исполнителю и по проектам. Дополнительное удобство — специальным значком отмечены задачи, в которые сотрудник не заходил и не смотрел их. Мобильное приложение #администрирование Идеологию YouGile как корпоративного мессенджера и таск-трекера продолжает мобильное приложение. Можно работать с задачами в проектах на досках и колонках, и общаться с коллегами. Внутри приложения чаты по задачам, личные и групповые переписки. Приложение доступно для iOS и Android. Коробочная версия #администрирование Доступно Self-Hosted решение, устанавливаемое на собственные сервера. Можно обеспечить полный контроль над информацией и политикой безопасности. Шифрование данных #администрирование Шифрование используется на канале между клиентом и сервером (SSL). Это самый распространённый вариант шифрования среди подобных сервисов, уровень надежности такой же как в WhatsApp, Slack, Basecamp и других. Бывает более высокий уровень надёжности, когда зашифрованный канал устанавливается между клиентами (например, в Telegram). Недостаток при этом в том, что если ключ на клиенте будет утерян (например, удаление программы или чистка истории браузера), то данные переписки нельзя будет восстановить. В коробочной версии можно распоряжаться тем, как хранятся данные и выбирать шифрование. Резервное копирование #администрирование Для аккаунтов облачной версии мы делаем бэкапы на случай необходимости откатывания данных. Этот процесс администрируется нашей командой. Самостоятельно управлять бэкапами можно только в коробочной версии. Настройки уведомлений #настройки профиля Можно настроить YouGile так, чтобы вам приходили только важные уведомления, а всё лишнее отключить. Настройки находятся в разделе «Мой профиль». Отключите звук и всплывающие сообщения по действиям коллег, которые не требуют срочной реакции. Чтобы оставаться в курсе происходящего в задачах, пару раз в день разбирайте список чатов. Красные индикаторы показывают, в каких задачах произошли изменения. Для пользователей мобильного приложения доступна настройка уведомлений, приходящих на смартфон. Настройки e-mail оповещений #настройки профиля Через пункт "Настройки e-mail оповещений" можно включить или отключить получение уведомлений о новых событиях в чатах на почту. Все непрочитанные сообщения дублируются на e-mail пользователям, подписанным на задачу. Просто внедрять систему в новую компанию — происходит плавный переход из почты в чаты по задачам. Также в данном меню можно подключить или отключить получение новостей об обновлениях сервиса. Импорт из Trello #автоматизации Функция импорта из Trello позволяет перенести данные из Trello в систему YouGile. Импортируются доски, колонки, задачи, подзадачи (чек-листы), описание, файлы, а также комментарии (в виде сообщений в чате). Импорт данных из CSV файла #автоматизации Можно выгрузить информацию из других систем или рабочих документов в формате csv-файла, а затем легко загрузить данные в YouGile. Таким образом можно загрузить список со множеством задач с описанием, датой создания, исполнителями, дедлайнами и другими стикерами. Интеграция с почтой #автоматизации Расширение "Интеграция с почтой" позволяет конвертировать письма в задачи. Для каждой колонки создается уникальный e-mail адрес. Все письма, приходящие на этот адрес, автоматически будут превращаться в задачи. В настройках интеграции с почтой можно выбрать пользователей, которые будут становиться исполнителями и создателями новых задач. Интеграция с Google-календарем #автоматизации Задачи из YouGile могут трансформироваться в события Google-календаря. Включить интеграцию можно на странице Аккаунта в разделе "Мой Профиль" в веб-версии. Можно выбрать проекты, доски, из которых будут подгружаться задачи. Подзадачи и задачи без досок в календарь не передаются. Задача попадает из YouGile в Google-календарь, если на ней заполнен стикер "Дедлайн". Событие в Google-календаре содержит данные задачи: в каком проекте и на какой доске находится задача, исполнителей задачи - они указаны как участники события. Регулярные задачи #автоматизации В YouGile при помощи стикера "Регулярные задачи" вы можете создавать повторяющиеся задачи. Шаблоны регулярных задач собраны в настройках стикера на доске. Вы можете настроить интервал повторения, время и колонку, в которой будет создаваться задача. Дополнительно к названию можно на выбор добавлять дату повторения или порядковый номер задачи. Шаблон каждой регулярной задачи можно настроить — добавить ответственных, исполнителей, дедлайн, а также другие стикеры, описание и подзадачи. Шаблоны задач #автоматизации Вы можете создать шаблон с нуля или использовать уже существующую задачу, чтобы создать на ее базе шаблон. В шаблоне можно указать исполнителя, ответственного и подписчиков задачи, добавить описание, создать чек-листы, а также подзадачи. После создания шаблона вы сможете выбрать его в списке шаблонов на вашей доске. Передача задач #автоматизации В настройках доски можно добавить правила, позволяющие настроить: куда будет перемещена задача и из каких колонок можно будет это сделать каких пользователей удалить/добавить в качестве исполнителя задачи при передаче каких пользователей стоит отписать/подписать на чат при передаче задачи какие стикеры удалить или добавить на задачу в момент передачи После создания правила на задачах выбранных колонок появится иконка, позволяющая передать задачу в один клик. Перенос задач при выполнении #автоматизации Можно настроить, чтобы выполненные задачи автоматом переносились в определенную колонку. Функция доступна в настройках доски. Например: если задача отмечается выполненной, она автоматом переносится в колонку "Готово". Автоматическое выполнение задач при переносе в колонку #автоматизации В настройках доски можно подключить функцию автоматического выполнения задач при переносе в определенную колонку на доске. Удобно использовать, если у пользователей ограничены права на выполнение задач в проекте. Они могут перемещать свои задачи, с которыми справились, в колонку "Готово". Далее эти задачи будут автоматом отмечаться выполненными. Автоматическое архивирование выполненных задач #автоматизации В настройках доски можно подключить функцию "Автоматически архивировать выполненные задачи". После этого при выполнении каждой задачи на доске она сразу же будет отправляться в архив. Переписка в чатах задач #взаимодействие и общение Каждая задача в системе — это чат. Все взаимодействия в команде становятся простыми, но при этом по делу. Решается множество важных деталей по каждой задаче. Практически полностью вытесняется e-mail переписка внутри команды. Личные чаты #взаимодействие и общение В системе есть личные чаты между всеми пользователями, добавленными в компанию. Личная переписка сделана так же удобно, как в популярных мессенджерах, но со всеми корпоративными стандартами. Потоки чатов по задачам и личным сообщениям выглядят одинаково, но при этом удобно распределены по разным категориям. Групповые чаты #взаимодействие и общение Вы можете создать сколько угодно групповых чатов в системе, ввести название и выбрать участников. Можно создать, к примеру, общий чат компании или чат отдела бухгалтерии. Для групповых чатов есть отдельная настройка отключения нотификаций. Также есть возможность отметить групповой чат избранным, чтобы можно было перейти к нему из закрепленных чатов в правой панели. Каждый пользователь, включая администраторов компании, может видеть только тот чат, в котором состоит. Для удаления группового чата нужно перейти в режим редактирования, удалить всех участников, после этого чат удалится автоматом. Обращаем ваше внимание на то, что во избежание беспорядка приоритетнее общаться в чатах по задаче. Редактирование сообщений #взаимодействие и общение Сообщения в чате можно редактировать через нажатие на иконку с карандашом. Каждый пользователь может редактировать только свои сообщения. У администраторов компании нет возможности редактировать сообщения других пользователей. Форматирование текста в чатах #взаимодействие и общение Во всех чатах системы можно применять форматирование. Переход в режим форматирования возможен при выделении текста или через новую иконку в области ввода сообщения. Возможности: делать списки, выделять текст жирным, выделять текст курсивом, зачеркивать и подчеркивать текст, привязывать ссылки к словам. Прикрепление файлов в чатах #взаимодействие и общение В чаты можно выкладывать документы, фотографии, файлы любых форматов. Это можно сделать через нажатие на скрепку в нижнем левом углу чата или же через перетаскивание файла мышью в область чата. Есть ограничение по размеру: каждый файл должен быть не более 100 Мб, иначе при прикреплении возникнет ошибка. Быстрые ссылки на сообщения в чате #взаимодействие и общение Во всех типах чатов: личных, групповых и чатах задач, можно добавить быструю ссылку на любое сообщение. После этого кнопка со ссылкой на сообщение закрепляется в верхней части чата. Нажав на неё, можно перейти к важному сообщению без излишнего скролла по чату. В чате может быть множество быстрых ссылок, созданных разными пользователями. Эти ссылки можно удалять, а также редактировать (менять в них названия). Индикация прочтения сообщений #взаимодействие и общение Непрочитанное сообщение отмечается серой галочкой. При наведении на неё отображается текст "Никто не прочитал сообщение". Если сообщение прочитано не всеми участниками группового чата иле же чата задачи, оно отмечается голубой галочкой, при наведении на которую показываются имена пользователей, прочитавших данное сообщение. Если все участники чата прочли сообщение - отображается две голубые галочки с текстом "Все подписанные на чат пользователи прочитали это сообщение". Отметить непрочитанным #взаимодействие и общение Важное сообщение можно отметить непрочитанными, чтобы вернуться к нему в будущем через правую панель со списком чатов. Для этого нужно нажать на иконку с восклицательным знаком в правом углу над сообщением. При повторном заходе чат откроется на этом сообщении. Голосование в чатах #взаимодействие и общение В чатах задач и групповых чатах есть возможность добавить форму для голосования через иконку с текстом "Добавить голосование" в правом нижнем углу. Функция упрощает процесс совместного принятия решений: от рабочих вопросов до выбора места для обеда. Голосование анонимное, есть возможность выбрать один или несколько ответов. Форму для голосования можно закрепить в шапке чата – так его увидят все участники. Цитирование сообщений #взаимодействие и общение Сообщения во всех типах чатов можно цитировать. Для этого нужно нажать на стрелочку с текстом "Ответить на сообщение" в правом верхнем углу над сообщением. При клике на цитату легко перейти к сообщению автора. Упоминание пользователя в сообщении #взаимодействие и общение Если нужно персонально уведомить человека, наберите в сообщении его имя в формате @Алёна. После ввода символа "@" – отобразится список пользователей, кого можно упомянуть. В групповом чате можно упомянуть тех, кто в нём состоит, а в чате задачи тех, кто может её видеть - при этом адресат будет подписан на чат задачи, если не был. Упомянутый пользователь получит особое уведомление в списке чатов. Чтобы легко найти сообщение, где вас упомянули, в правом нижнем углу чата нужно нажать кнопку @. Чат промотается до ближайшего непрочитанного сообщения с упоминанием вас. Эмодзи или смайлы #взаимодействие и общение В чатах есть возможность добавить эмодзи к сообщениям. Есть группировка смайлов по различным категориям, а также поиск. Функция помогает неформально общаться. Реакции на сообщения #взаимодействие и общение На каждое сообщение в чате можно поставить реакцию. Выбор - из большой коллекции смайлов различных категорий с поиском. Реакции подсчитываются. При наведении показываются имена пользователей, поставивших тот или иной символ. Пересылка сообщений в чатах #взаимодействие и общение Любое сообщение можно отправить в другой чат, нажав на стрелку «Переслать». Доступна пересылка в личные, групповые и чаты задач. Есть поиск по чатам. Видеосообщения с демонстрацией экрана #взаимодействие и общение Функция позволяет из любого чата в один клик перейти к записи видео с экрана, со звуком вашего микрофона или с системным звуком. Вы можете записать что-то для коллег и моментально отправить оптимально сжатое видео в чат. Кнопка старта записи находится в блоке ввода сообщения в чате. Данный инструмент позволяет уменьшить число созвонов с демонстрацией экрана и быстрее решать любые задачи с визуальной составляющей. Например, можно дать комментарий по макету, прототипу, интерфейсу, быстро рассказать о том, что вы сделали в документе или задаче, прокомментировать поставленную задачу, наглядно показать баг, показать отчет, график, диаграмму и дать комментарии голосом. Подписка на чат #взаимодействие и общение В правом углу чата задачи есть кнопка "Подписаться" или "Отписаться. После подписки на чат пользователи показываются в списке участников, им будут отправляться уведомления о новых сообщениях в этой задаче. Можно подписать другого пользователя, выбрав его из списка тех, у кого есть доступ к просмотру задачи. При отправке сообщения в чате задачи, при назначении Исполнителем, а также при упоминании через @ - пользователь автоматом добавляется в подписчики. Настройки списка чатов #взаимодействие и общение В правой панели с чатами при нажатии на "Настройки списка" открываются настройки фильтрации. Здесь доступны: чаты, на которые вы подписаны чаты, к которым у вас есть доступ, но вы на них не подписаны ваши личные чаты групповые чаты, в которых вы состоите Можно закреплять избранные чаты в самом вверху списка. Закрепление чатов в правой панели #взаимодействие и общение Чаты задач, а также личные и групповые чаты можно отметить избранными через нажатие на "звёздочку" в правом верхнем углу чата. После этого отмеченные чаты будут отображаться в правой панели общего списка чатов в самом верху при включенной в настройках фильтрации "Избранные задачи и чаты всегда сверху". Поиск по списку чатов #взаимодействие и общение В правой панели чатов есть поисковая строка. Можно осуществлять поиск по всем данным компании. Либо же искать только в названиях чатов, в сообщениях. Также есть возможность создать свой фильтр: выбрать в нем определенный проект и добавить уточняющие категории. Поисковая выдача организована так: выходят совпадения только по началу слова, выводятся только точные совпадения, это избавляет от «мусорных» результатов. Мои задачи #мои задачи "Мои задачи" - это удобный инструмент приоритизации своих задач, планирования на день и неделю. В данном разделе вы можете посмотреть задачи по категориям: Мои задачи, Порученные мной и Избранные. Во вкладке "Мои задачи" показываются все задачи, в которых вы являетесь исполнителем. Здесь можно создать отдельные задачи, а также списки задач без доски и списки приватных задач. В "Порученные мной" отображаются те задачи, в которых вы назначали исполнителей. В "Избранных" отображаются все задачи, которые вы отметили "звёздочкой". Избранные задачи #мои задачи Любую задачу в системе можно пометить избранной через отметку "звёздочкой". После этого она появится в соответствующем списке в разделе "Мои задачи". Также избранные задачи могут быть сверху в списке чатов в правой панели, это поведение задаётся в настройках списка. Списки дел в моих задачах #мои задачи Списки — это простой способ организовать дела, который поможет вам разделить сложные дела на множество мелких и отслеживать прогресс. В YouGile вы можете использовать любой метод ведения списков или придумать свой. Все задачи, назначенные на вас, попадают в список Входящие. Выполненные задачи автоматически падают в список Выполненные. Вы можете создать свой список, накидать задачи, задать дедлайн и прикрепить стикеры. Задачи можно сортировать по параметру или вручную. Список Входящие можно фильтровать. Можно задать порядок списков в разделе, передвигая их вверх и вниз. Приватные задачи #мои задачи Приватные задачи можно создать через добавление списков приватных задач в разделе "Мои задачи". Задачи этого типа приватны и доступны для просмотра только вам. Можно использовать для того, чтобы фиксировать идеи и заметки. Типы стикеров #стикеры Стикеры - это модификаторы задач, помогающие добавить задачам дополнительные характеристики. Есть системные и пользовательские стикеры. Системные - это "готовые" стикеры, к ним относятся Исполнитель, Дедлайн, Регулярная задача, Секундомер, Таймер, Таймтрекинг. Пользовательские стикеры можно создавать самостоятельно, в любом количестве. Это стикеры с состояниями, временными интервалами, со свободными текстовыми и числовыми полями. Добавление стикеров на доску #стикеры В панели стикеров на каждой новой доске изначально доступны Исполнитель, Дедлайн и Приоритет. Через настройки доски из раздела "Стикеры" на доску можно добавить системные стикеры, их нужно просто включить. Также вы можете создать любое количество пользовательских стикеров. Если стикер был создан ранее на другой доске, его можно добавить на текущую доску через "Стикеры других досок". Добавление стикеров к задачам #стикеры Для прикрепления стикеров к задаче нужно нажать на "+" на карточке задачи на доске, далее выбрать стикер из списка. Также можно добавить стикер из вкладки задачи "Инфо/Лог" в правой панели. Еще один способ - можно просто перетащить стикер на задачу из панели стикеров или из соседней задачи. Стикеры с состояниями #стикеры Можно создать стикер с произвольными текстовыми значениями, присвоить разные цвета и выбрать иконку. В итоге на доске задачи наглядно разделены по приоритетам, сложности и любым другим параметрам, характерным для конкретного проекта. По состояниям стикеров можно фильтровать задачи на доске, а также в сводках и табличных отчётах. Простой, гибкий и наглядный инструмент. Свободное текстовое поле #стикеры В системе есть возможность создать свои стикеры со свободным полем для ввода текстовых значений. При добавлении стикера на задачу вы можете указать произвольное значение. Удобно для заметок, чтобы обратить внимание на задачу. Свободное числовое поле #стикеры Вы можете создать свой стикер с числовым полем. При добавлении данного типа стикера на задачу можно указать целое числовое значение. Можно включить опцию отображения суммы значений данного стикера рядом с названием колонки. Стикер Дедлайн #стикеры Никто не забудет про срок, к которому запланировано выполнение задачи. Можно получить нотификацию на телефон и почту. Можно получить напоминание заранее, например, за 3 часа. Напоминание может помочь вспомнить о планерке — информация отправляется всем подписанным на задачу. Стикер Исполнитель #стикеры Для назначения исполнителя достаточно просто перебросить карточку пользователя на задачу. Назначенный на задачу будет автоматически оповещаться по всем сообщениям в чате этой задачи, если что-то будет не прочитано, то информация продублируется на почту. Временной интервал #стикеры Позволяет распределять задачи по временным отрезкам (спринтам) Обычно спринт — это 1-3 недели. Очень распространенный инструмент во всех Agile-методологиях. Позволяет реализовывать проект небольшими циклами/итерациями. Секундомер #стикеры На задачу можно набросить секундомер, который будет считать время, потраченное на неё. Можно настроить автозапуск секундомера при создании задач и выключение при их выполнении. Вся команда может наглядно видеть, сколько задача уже находится в открытом состоянии. При анализе завершенных проектов можно видеть, сколько ушло на выполнение задач с точностью до секунды. Таймер #стикеры Отличный способ видеть, как истекает время, отведенное для закрытия задачи. Стикер "Таймер" можно набросить на любую задачу и начнется обратный отсчет установленного времени. Удобно использовать при командной работе и постоянно видеть, что до завершения осталось, например, 1 день 15 часов 7 минут. Регулярные задачи #стикеры В YouGile при помощи специального стикера вы можете настроить автоматическое создание регулярных задач. Шаблоны регулярных задач собраны на одной странице для легкости управления и настройки. Вы можете настроить интервал повторения, время и колонку, в которой будет создаваться задача. Дополнительно к названию можно на выбор добавлять дату повторения или порядковый номер задачи. Шаблон каждой регулярной задачи можно настроить — ответственные, исполнители, стикеры на задаче, а также описание и подзадачи. Фильтрация задач по значениям стикеров #стикеры Назначив стикеры на задачи, их далее можно фильтровать через панель на доске по значению. Фильтрация работает для Исполнителя, стикера с состояниями, временному интервалу, а также по диапазону дат окончания Дедлайна. Также по значениям стикеров доступна фильтрация и сортировка в отчётах и сводках. Автоматизации стикеров #стикеры Системные стикеры Дедлайн и Секундомер, а также все пользовательские стикеры имеют настройки. Они позволяют настроить автоматизации на уровне стикеров для текущей доски. Например, можно настроить, чтобы при создании задачи система требовала или же предлагала заполнить какой-то определенный стикер. Либо же, чтобы заданное значение присваивалось автоматом. Автоматизации стикера Исполнитель #стикеры Для стикера Исполнитель есть возможность добавить следующие автоматизации: При создании задачи требовать или предлагать указать значение. При создании задачи автоматически устанавливать исполнителем автора или же определенного пользователя. Автоматизации Дедлайна #стикеры Для Дедлайна можно добавить настройку, чтобы при создании задачи система требовала или предлагала его заполнить. Также можно настроить, чтобы Дедлайн отображался в виде Таймера на карточке, если до окончания срока осталось менее 1 дня. Автоматизации стикера с состояниями #стикеры Для стикера с состояниями доступны следующие автоматизации: При создании задачи требовать или предлагать указать значение. Присваивать определенное состояние стикера для новых задач. Автоматизации числового стикера #стикеры Для числового стикера можно настроить, чтобы система требовала или предлагала указать значение при создании новых задач. Числовые значения по задачам в колонках и сводках суммируются, можно включить вывод суммы рядом с названием колонки. Доступна настройка: показывать название в стикере на доске перед значением. Автоматизации стикера с текстовым полем #стикеры Для стикера с текстовым полем доступна автоматизация требования или предложения указать значение при создании задач. Также есть настройка: показывать название в стикере на доске перед значением. Автоматизации Секундомера #стикеры Секундомер может перезапускаться при переносе задачи из одной колонки в другую, сохраняя свою историю. Также можно настроить, чтобы он автоматом запускался при создании новых задач. И останавливался, если задача выполнена. Данные автоматизации помогают следить за ходом проектной деятельности. --- # Коробочная версия https://ru.yougile.com/self-hosted YouGile на ваших серверах Никто не отключит ваш бизнес, даже если исчезнет интернет Коробочная версия устанавливается на ваш сервер, дает полный контроль над данными и автономность работы. Все проекты, задачи и переписка остаются внутри вашей инфраструктуры. Скачать дистрибутив Заказать бесплатное внедрение Заказать внедрение Развертывание за 1 час Интеграция с любыми системами Соответствие требованиям СБ Масштабирование без лимитов Внедрение за день без интеграторов 15 минут На скачивание и знакомство с системой 1 час На развертывание системы на 10 000 человек Простая техническая инструкция по установке Полный контроль над данными Вся информация хранится только на ваших серверах, что исключает утечки. Никто не видит ваши данные. Система работает внутри вашего контура Автономная работа без доступа в Интернет Управление политикой безопасности и шифрованием Соответствие законодательству Идеально для соблюдения жестких регуляторных стандартов. Системой YouGile пользуются органы федеральной власти РФ. Входит в Единый реестр российского ПО Имеет сертификаты безопасности Минцифры Соответствует 152-ФЗ «О персональных данных» Проходит службу безопасности Предоставим всю необходимую информацию и дадим тестовые среды и лицензию, чтобы ваши специалисты могли внимательно со всем ознакомиться. Создаем рабочую группу и помогаем учесть требования всех ЛПР-ов Настраиваем инфраструктуру под требования 152-ФЗ с аттестатом от ФСТЭК Закрываем даже специфические запросы СБ Удобное администрирование Управление пользователями, настройками и инфраструктурой из удобной админ-панели Гибкая кастомизация Настраивайте систему под ваши бизнес-процессы, интегрируйте с другими сервисами и создавайте собственные функции для решения специфических задач. Active Directory, Open ID Connect: Keycloak, AD FS 2FA (двухфакторная аутентификация) Плагины под ваши задачи и процессы REST-API с полной документацией Управление лимитами сервера Опыт пользователей Как построить дом с YouGile: кейс девелопера ГК «Первый трест» Как завод ускорил согласования с 3 дней до 1 часа Как IT-подразделение «Р-Фарм» перешла с Jira на YouGile Как отдел разработки ООО «Техномер» масштабировал процессы в YouGile Читать все кейсы Полная картина бизнеса Планирование задач Задачи не теряются и закрываются быстрее Управление проектами Понятная картина по проектам любой сложности Прозрачность процессов Видимость результатов по проектам, отделам и каждому сотруднику Управление ресурсами Находите узкие места в процессах и отслеживайте время проектов и задач Готовые расширения Пользуйтесь библиотекой готовых расширений или создавайте свои под уникальные процессы Интеграция с корпоративной почтой Отвечайте на письма клиентов или сотрудников прямо из задач Согласование задач Создайте процесс согласования задач в колонке, итог согласования падает в чат Автоматизация процессов Свободно создавайте правила, условия и шаблоны для работы с задачами Установите YouGile на свой сервер сегодня Расскажем о всех возможностях системы именно для вашей компании, рассчитаем стоимость и поможем с внедрением Заказать бесплатное внедрение Частые вопросы Как шифруются данные? В отличие от облачной версии, в которой мы отвечаем за соответствие требованиям безопасности, в коробочной версии вы сами можете контролировать уровень шифрации. Самый быстрый и надёжный вариант — настройка https. Это просто для системного администратора сети, дополнительно мы написали об этом в инструкции по установке. Как в YouGile обеспечивается безопасность и надёжность? Коробочным решением YouGile обеспечивает и конфиденциальность, и надёжность. YouGile устанавливается на сервер вашей компании и полностью независим от облачной версии. У вас находится полный контроль над всеми данными, включая переписку, а также над политикой безопасности и системой резервного копирования. Также вы становитесь независимыми от сбоев, происходящих не по вашей вине. Ещё один аспект безопасности — коробочная версия может работать в локальной сети без доступа в интернет. Как часто происходят обновления системы? Как следить за актуальностью? Мы довольно часто выпускаем обновления в облачной версии, примерно раз в две недели. В течение недели эти обновления тестируются на клиентах в облаке, затем мы обновляем коробочные версии. Действия по обновлению мы свели к минимуму, обновление занимает 10 минут и требует от администратора только два действия: скачать обновление и установить его одной командой на сервере. За актуальностью системы можно следить двумя способами: самостоятельно проверять наличие обновлений на сайте или настроить в коробке уведомление о новой версии либо автообновление. Как кастомизировать систему? YouGile Платформа позволяет гибко кастомизировать систему под особенности вашего бизнеса. Вы сможете быстро создавать любые автоматизации, адаптировать интерфейсы и настраивать самые специфические бизнес-процессы с помощью расширений. Благодаря редактору кода создание простого расширения с нуля требует не более 5 минут с момента, когда разработчик открыл документацию и до загрузки в систему. Есть библиотека готовых расширений. Возможна интеграция с Active Directory? Да, можно интегрироваться с Active Directory. С начала продаж коробочной версии мы часто получали запросы от компаний по поводу управления списком сотрудников и интеграций с Active Directory, поэтому такая возможность стала одной из приоритетных и существует с ранних версий YouGile. Есть готовое решение для простого управления списком сотрудников. Какие системные требования для сервера? Коробочная версия существует для серверов под управлением Windows (64bit) и Linux (64bit). Основные требования к серверу: 64-битная операционная система, минимум 100 Мб свободного места на диске и минимум 500 Мб оперативной памяти. Файлы пользователей и база данных хранятся на диске, рабочие данные загружаются в оперативную память. Поэтому при росте количества данных необходимый объём диска также растёт. Ограничения на объём загружаемых файлов нет — вы ограничены только объёмом жёсткого диска на сервере. Есть ли инструкция по развёртыванию? Конечно! Мы предоставляем подробную инструкцию по установке для Windows-сервера и для Linux-сервера . Вся установка сводится к простым действиям, которые занимают 5–10 минут. В случае возникновения проблем вам доступна приоритетная поддержка. Сможем ли мы работать в коробке в оффлайне? Одним словом — да. Есть одно ограничение: мобильная версия системы будет работать только в вашей локальной сети. Где будет храниться моя база данных? Надо ли подключать MySQL или Oracle? Все данные, включая базу данных, будут храниться только у вас на сервере. Никаких сторонних баз данных подключать не надо, YouGile хранит данные в своём формате. Сколько стоит? Есть ли бессрочная лицензия? Коробочная версия содержит максимальный набор функций и соответствует тарифу « Коробочная версия ». Вариант покупки бессрочной лицензии обсуждается индивидуально с нашим отделом продаж. Совместим с ОС Windows 64-bit Linux РедОС Смотреть сертификаты Astra Linux Смотреть сертификат --- # Бесплатное обучение https://ru.yougile.com/training Открытый курс для руководителей “Управление командами в информационной системе” https://rutube.ru/play/embed/4c0e570c117838b654ce59179c633928/?p=9kAlK7eIurnb9yW-G4d1Ew Мы создали бесплатный курс на основе опыта реальных команд. Что в этом курсе: Лучшие подходы к управлению Примеры из реальных проектов Проверенные решения, основанные на статистических данных Скачать курс в виде PDF 1. Запускаем команду из 10 человек в систему управления Как сделать работу в системе управления интересной для команды: Как быстро создать рабочее пространство Как запустить общение команды в системе Изучаем личные настройки для удобства работы https://rutube.ru/play/embed/22210b6751ed84175e8842e24c8c609d/?p=63MjgqTR-dbEbnaQTvWIKA Раскрыть сокращённое содержание видео Введение В этой статье мы разберём вымышленный, но очень приближенный к реальности кейс запуска команды из 10 человек на примере компании, которая занимается строительством космических спутников. Одна из главных задач внедрения – это чтобы все задачи были внутри системы управления, а всё корпоративное общение находилось внутри этой системы. При этом важно, чтобы процесс внедрения был максимально органичным, без принуждения сотрудников. Шаг 1: Создайте компанию и пригласите сотрудников Шаг 2: Настройте рабочее пространство Далее настраиваем доску. В первую очередь, изменяем фон доски, выбрав картинку, связанную с космосом или спутниками. В основных настройках доски (1) можно поставить всякие автоматизации и удобства. Не будем пока усложнять, но вот пара удобных вещей. Поставим отображение на задачах времени, которое они провели в колонках, то есть на этапах работ. Работает это так: создаём задачу, на ней ставится таймер. При переносе он сбрасывается, но есть вся история. По этому параметру есть отчёт, он доступен прямо отсюда из настроек или в разделе отчёты. Можно включить отображение ID-задач (1). Это код-номер задачи, который отобразится на задаче (2). По щелчку отсюда он копируется и его можно вставить в чат задачи, он распознается и сократится (3). Так легко упоминать какую-либо задачу в чате, ссылаясь на неё. В любом случае, ID-задачи всегда доступен сверху в правой панели (4). Чуть ниже основных настроек находятся настройки стикеров (1). Если коротко — это модификаторы задач, создание дополнительных сущностей или параметров задачи. Например, это может быть приоритет задачи, дедлайн. Или статус задачи. И можно создавать свои стикеры (2). В рамках нашего примера я создам стикер, который будет называться "Согласование". И создам несколько состояний. "Проект согласован", "Материалы согласованы", "Смета согласована". Может быть понядобятся ещё статусы, их можно создать в любой момент (3). Шаг 3: Создайте простую структуру, процессную доску и наполните её текущими задачами Поскольку создание космического спутника — это некий последовательный процесс, нам нужны колонки, отвечающие стадиям процесса. Вот пример, как можно оформить доску и наполнить её текущими задачами. Теперь сотрудники, которых вы пригласили и они, приняв приглашение, заходят на доску, сразу видят текущие задачи и на какой стадии они находятся. Это поможет им влиться в процесс и внедриться. То есть, предположим, у нас есть задача создать погодный спутник. Эта задача будет двигаться по процессной доске, постепенно обрастая всевозможными документами, сметами. А также на ней будет находиться стикер согласование и на нужных этапах принимающий будет ставить статус, например "Смета согласована". Шаг 4: Форсируйте общение внутри команды и по задачам На этом первом этапе очень важно запустить в компании общение, чтобы команда быстрее запустилась в работу. Для этого в этих стартовых задачках пишем несколько сообщений. Например: "Напиши, пожалуйста, на какой стадии сейчас эта задача", "Приложите сюда файл сметы", или даже банальное "Здесь можно свободно общаться, обсуждать задачу". Сотрудники, подписанные на чат, получат нотификации, увидят непрочитанные сообщения, ответят, увидят как это быстро и удобно и втянутся. По статистике, в YouGile в 6 раз больше сообщений на одну задачу, нежели в других системах управления проектами. Шаг 5: Выдайте команде рекомендации по работе с системой Также хорошая практика создать общий чат по компании и назвать его, например, "Все". Туда и на почты сотрудникам можно выложить рекомендации по работе с системой. Предложите посмотреть сотрудникам видео про все функции системы. Это недолго, но зато сотруднику будет сразу видно и понятно как работает система. У видео есть таймкоды, удобно переходить по разделам. У нас есть статистика, мы точно знаем, что среди посмотревших это видео, процент успешного внедрения на порядок выше. Посоветуйте скачать десктоп приложение YouGile. Приложение запускается со стартом системы и таким образом сразу покажет сотруднику задачи, чаты и введёт в курс дел. Тоже по нашему опыту такие команды испытывают меньше проблем с внедрением системы. Пусть сотрудники поразбираются с личными настройками. В настройках можно выбрать собственную картинку для досок, выбрать понравившийся стиль оформления системы. Так у человека будет больше визуального удовлетворения от работы внутри системы. Предложите скачать мобильное приложение. В нем тоже удобно работать, следить за ходом работ, общаться по задачам и в личных чатах. Пусть ваши сотрудники заводят в систему и свои личные задачи. Приватные задачи никто не видит. Также в общем чате вы можете запустить опрос, что нравится команде в текущих процессах, а что они хотели бы доработать. Ещё один важный совет по внедрению системы — организатору процесса хорошо бы предложить для команды создать раз в неделю общую планёрку на всех сотрудников и обсуждать на ней всё, что происходит на досках. В реальности команда может собираться разным составом много раз в неделю, но вот именно эта одна планёрка будет только для обсуждения процессов. Вот пример письма, которое вы можете отправить сотрудникам: Добрый день! Мы начали планировать свою работу в системе YouGile, и чтобы вам было проще вникнуть, вот несколько проверенных рекомендаций: Посмотрите вот это видео про все функции этой системы (там всё просто и доступно, есть таймкоды для удобства) — https://rutube.ru/video/6c1a6bb25fd1c55a0487243179b3227c . Не всем сразу мы будем пользоваться, но можно ознакомиться. Для удобства скачайте дескоп-приложение и мобильное приложение вот отсюда — https://yougile.app . В системе есть разные личные настройки (фон можно свой выбрать, тему оформления настроить, фотографию свою загрузить). Посмотрите, настройте по своему вкусу. Слева в левой панели есть раздел "Мои задачи". Там можно вести и свои приватные задачи, к которым доступ будет только у вас. Можете использовать как личный планировщик (To-Do лист). Я создал в YouGile общий чат, в котором мы можем обсуждать разные вопросы и в том числе пишите туда возникающие вопросы. Также предлагаю нам первое время собираться на час в понедельник в полдень, сможем обсуждать возникшие вопросы голосом. Хорошего дня, Иван Иванович. Шаг 6: И финальное. Дайте время! На внедрение статистически уйдёт примерно месяц. В течение этого месяца не надо усложнять процессы. Люди втягиваются на простых процессах, на общении, на отмечании задач выполненными. Это добавляет дофамина. Также втягиваете за счёт планёрок и общения внутри задач. Да, бывает, что какой-то конкретный человек или двое начинают саботировать процесс. Но если большинство затянутся в управление задачами, то эти саботирующие неизбежно присоединятся, просто чуть позже. Ситуация, когда ВСЕ саботируют занесение задач в систему — крайне редкая на нашем опыте. Также по нашему по опыту, команды насыщают систему всеми задачами и общением в среднем в течение трёх первых месяцев. Свернуть 2.1 Автоматизируем бизнес-процессы в системе Каждая доска в системе – это отдельный бизнес-процесс, рассказываем, как его настроить. Создаём бизнес-процесс на доске Упрощаем работу с помощью шаблонов задач Настраиваем маршруты движения задач и передачу задач между отделами https://rutube.ru/play/embed/0591c484e4a9d9f726f6d3989b7641a1/?p=wXkQumPAuCDso2U8UJ9AsA Раскрыть сокращённое содержание видео Настройки прав доступа В прошлой части я упомянул настройку прав и что мы к ней вернёмся. О ней и пойдёт сейчас речь. Для лучшего понимания лучше всего разбирать на каком-нибудь реальном кейсе, так и сделаем. Предположим, мы завели к себе в систему нового человека — Игоря и надо сделать ему роль фрилансера. И мы хотим, чтобы он видел только свои задачи. Видеть другие проекты компании он не будет. Давайте настроим ему права. Заходим в проект, открываем список участников и идём в права. А именно в настройки ролей. Нам надо добавить новую роль — Фрилансер. Можно задать описание роли, пригодится, если вы захотите применить её ещё к какому-нибудь сотруднику, вспомните о чём эта роль. Дальше надо выбрать объекты. Права наследуются в иерархичном порядке. То есть сначала проект, потом доски, потом колонки и в завершении задачи. Сейчас у каждого следующего пункта в иерархии стоит "Как у предыдущего" (проекта/доски/колонки). Настроим сначала проект. Запретим сотруднику удалять проект, изменять название, добавлять доски. Можно для скорости нажать "Запретить всё". В досках запретим всё, но оставим отображение панели стикеров. Изменение их ему будет запрещено. В колонках запретим всё. Но пусть добавляет себе задачи. А вот дальше интересное. В задачах запретим ему всё. Но ниже вы видите — "Назначенные на пользователя задачи". Нажимаем "Настроить". Если задача назначена на сотрудника, то он сможет видеть эту задачу. Дальше можете настроить как пожелаете. На скриншоте вариант настроек. Поднимаемся и видим "Изменено". А у досок стоит — "Как у проекта". Если зайти на доску, там уже всё изменено так как мы только что настроили. Возвращаемся назад и меняем у Игоря роль в проекте с "Сотрудника" на "Фрилансера". Теперь зайдём в систему под аккаунтом Игоря. Eму доступен только один проект, а зайдя внутрь, мы видим, что Игорю доступны только его задачи. Если он зайдёт в меню, то там видно, что удаление и помещение в архив ему запрещены. Таким образом здесь работает всё, что вы ему запретили. Теперь как работает это на других уровнях. Предположим, на доске тестирование хотим дать ему полный доступ к задачам и пусть он их видит все. Открываем настройку этой доски, в разделе "Все задачи" все разрешаем. А у "Задач, назначенных на пользователя" нажимаем "Сделать как у остальных". Обратите внимание, напротив названия доски теперь стоит "Изменено" (1). Значит настройки этой доски отличаются. Если захочется вернуть, можно нажать "Сбросить" (2). Сохраняем. Переключаемся на Игоря. Заходим на доску — Игорь видит все задачи и может с ними полноценно работать. Ещё упомяну настройки на уровне компании. Они тоже относятся к системе прав. Идём на страницу компании, эта опция сверху (1). Внутри можно задать кто может создавать проекты. Варианты — Все пользователи, Руководители отделов и Администраторы или только Администраторы (2). Обычно администратор — это один человек и частая опций — чтобы руководители отделов тоже могли создавать. Ещё права есть на уровне отделов, но это уже оставим на отдельное видео. Спасибо, до встречи в следующем видео! Свернуть 2.2 Гибкое управление ролями и доступами В YouGile вы можете использовать стандартные роли или создать уникальные под проект. Показываем, как это сделать. Создаём роль для фрилансера Как сделать так, чтобы сотрудник видел только свои задачи? Как дать доступ к конкретной доске? Как закрыть доступ к разделам «Отчёты» и «Оплата» https://rutube.ru/play/embed/894dbd1ae2d4a1459061da6b2c9d17e4/?p=sSpII9C7R1lqXpKdjihf1Q Раскрыть сокращённое содержание видео Настройки прав доступа В прошлой части я упомянул настройку прав и что мы к ней вернёмся. О ней и пойдёт сейчас речь. Для лучшего понимания лучше всего разбирать на каком-нибудь реальном кейсе, так и сделаем. Предположим, мы завели к себе в систему нового человека — Игоря и надо сделать ему роль фрилансера. И мы хотим, чтобы он видел только свои задачи. Видеть другие проекты компании он не будет. Давайте настроим ему права. Заходим в проект, открываем список участников и идём в права. А именно в настройки ролей. Нам надо добавить новую роль — Фрилансер. Можно задать описание роли, пригодится, если вы захотите применить её ещё к какому-нибудь сотруднику, вспомните о чём эта роль. Дальше надо выбрать объекты. Права наследуются в иерархичном порядке. То есть сначала проект, потом доски, потом колонки и в завершении задачи. Сейчас у каждого следующего пункта в иерархии стоит "Как у предыдущего" (проекта/доски/колонки). Настроим сначала проект. Запретим сотруднику удалять проект, изменять название, добавлять доски. Можно для скорости нажать "Запретить всё". В досках запретим всё, но оставим отображение панели стикеров. Изменение их ему будет запрещено. В колонках запретим всё. Но пусть добавляет себе задачи. А вот дальше интересное. В задачах запретим ему всё. Но ниже вы видите — "Назначенные на пользователя задачи". Нажимаем "Настроить". Если задача назначена на сотрудника, то он сможет видеть эту задачу. Дальше можете настроить как пожелаете. На скриншоте вариант настроек. Поднимаемся и видим "Изменено". А у досок стоит — "Как у проекта". Если зайти на доску, там уже всё изменено так как мы только что настроили. Возвращаемся назад и меняем у Игоря роль в проекте с "Сотрудника" на "Фрилансера". Теперь зайдём в систему под аккаунтом Игоря. Eму доступен только один проект, а зайдя внутрь, мы видим, что Игорю доступны только его задачи. Если он зайдёт в меню, то там видно, что удаление и помещение в архив ему запрещены. Таким образом здесь работает всё, что вы ему запретили. Теперь как работает это на других уровнях. Предположим, на доске тестирование хотим дать ему полный доступ к задачам и пусть он их видит все. Открываем настройку этой доски, в разделе "Все задачи" все разрешаем. А у "Задач, назначенных на пользователя" нажимаем "Сделать как у остальных". Обратите внимание, напротив названия доски теперь стоит "Изменено" (1). Значит настройки этой доски отличаются. Если захочется вернуть, можно нажать "Сбросить" (2). Сохраняем. Переключаемся на Игоря. Заходим на доску — Игорь видит все задачи и может с ними полноценно работать. Ещё упомяну настройки на уровне компании. Они тоже относятся к системе прав. Идём на страницу компании, эта опция сверху (1). Внутри можно задать кто может создавать проекты. Варианты — Все пользователи, Руководители отделов и Администраторы или только Администраторы (2). Обычно администратор — это один человек и частая опций — чтобы руководители отделов тоже могли создавать. Ещё права есть на уровне отделов, но это уже оставим на отдельное видео. Спасибо, до встречи в следующем видео! Свернуть 3. Как добиться прозрачности процессов? Показываем 5 способов: Создаём онлайн-мониторинг за проектами Настраиваем доску, чтобы она отражала ход проекта Наблюдаем за отделами, не мешая им работать Узнаём, что сегодня делали сотрудники, что обсуждали Сводим аналитику по проектам в один отчёт https://rutube.ru/play/embed/daeadc74609676d588d7f1a54d5f643c/?p=8auHxIhJcXwSFigzI5YrWg Раскрыть сокращённое содержание видео 5 способов понять, что происходит в компании Классическая и основная проблема систем управления заключается в том, что руководитель (вне зависимости от системы управления) требует от сотрудников, чтобы параметры ставились в задаче, а сотруднику довольно сложно выполнять все требования. В итоге система управления не внедряется. А в YouGile можно по прямым и косвенным данным понять, что происходит в компании, при этом сотрудники продолжают работать как им удобно. Эти прямые и косвенные данные главное правильно собрать и отобразить правильные срезы. В этой части пять классных способов как получать максимум информации, что происходит в компании. И даже такую информацию, которую вы ранее не видели и не сможете никогда увидеть, если будете требовать от сотрудников проставлять какие-либо показатели на задачи. Первый подход — Сводки. Это такая особая колонка, которая позволяет собрать в себя задачки по каким-нибудь признакам из разных мест. Это позволят сделать то, что называется "онлайн-мониторинг". Давайте я покажу пару примеров как это можно сделать. Я уже говорил в одном из прошлых видео, что полезно создавать отдельный проект для экспериментов, ставить видео на паузу и пробовать у себя. Ещё раз повторю это, это действительно важно. Я создал такой проект непосредственно в нашей компании YouGile, где работает вся наша компания. Удалил все колонки, назвал доску "онлайн-мониторинг". Предположим, мы хотим знать, сколько задач сейчас близки к своему дедлайну. Создаю колонку-сводку. Здесь сложно только на первый взгляд. Для начала нам надо отфильтровать задачи по критерию, видите, сейчас критериев нет и сводка после её создания готова показать 25 тысяч задач (общее кол-во задач в нашей системе). Добавлю первый фильтр — мне нужен дедлайн. Вот он, в стикерах. У него есть варианты — мне подходит "Следующие 7 дней". Вот тут я сразу вижу число, сколько нашлось задач, удовлетворяющих поиску. То есть это задачи с дедлайном, который наступит в следующие 7 дней. Кстати, а вдруг уже есть задачи, которые выполнили раньше дедлайна? Добавлю ещё один фильтр. То есть задачи должны будут удовлетворять обоим фильтрам. Выберу "Статус выполнения" — "Выполнена". Сверху сразу отобразится их количество. Таким образом если есть и выполненные и невыполненные, вы можете даже не создав сводку понять это по этому признаку. Удалю пока этот фильтр по выполненности, добавлю "Расположение" » проект "Планирование" » "Все доски". Тут ещё есть опции — выбрано "Без подзадач", поменяю на все. Кстати, сразу можно добавить ещё одно расположение, добавив к результатам. Назовём сводку "Ближайшее у Планирования". А ещё можно создать следующую колонку "ближайшее у Разработки" и ещё одну "Ближайшее у Маркетинга" и так далее. Поскольку вы указали относительный дедлайн (ближайшие 7 дней), то он каждый новый день будет показывать на следующие 7 дней. Вот так по наличию дедлайна будете на одной доске видеть всё, что происходит в разных проектах вашей компании. Приведу ещё один актуальный пример из нашей компании. К нам каждый день поступает большое количество обращений от пользователей и они все обрабатываются сотрудниками отдела поддержки. Если обращение содержит какой-то запрос или даже намёк на запрос, сотрудники заносят это пожелание на доску. К ним проставляются коэффициенты кол-ва запросов. И главное — поддержка ставит стикер, к какой подсистеме относится этот запрос. Но тут всё неструктурировано. А дальше из этого нужно составлять план что делать в ближайшее время. И поэтому создана доска из сводок, которая структурирует все эти запросы по категориям и сортирует по убыванию коэффициента обращений. То есть самые популярные обращения по каждой из категорий оказываются сверху. Бывает, иногда мы делаем какие-то функции вне этого, но такая доска позволяет держать нам руку на пульсе желаний наших пользователей и постепенно становиться лучшей системой управления проектами. Второй подход — Хорошо построенная доска. И это не только структура, хотя она тоже важна. Структура может быть разной в зависимости от вашего процесса. Например, на доске части программистов задачи распределяются по сотрудникам, видна загрузка каждого из них. А в других местах задачи могут идти по последовательному процессу и видно на какой стадии какая задача находится. Оба этих подхода повышают уровень прозрачности в компании. Но есть ещё и настройки доски. Самые важные для прозрачности — это "Показывать кол-во задач в колонках", "Кол-во сообщений на карточке" и "Отображать время в колонках". И если структура отражает процесс, то эти параметры больше позволяют понять, как идёт сама работа. Например, если включить сообщения на задаче, на стикере через слэш показывается кол-во новых для вас сообщений. А во “Времени в колонках” можно посмотреть отчёт и найти узкое место в процессах. Вы сразу увидите, где залёживаются задачки и значит это место в вашей компании нужно оптимизировать. Добавить сотрудников, например. Ещё здесь есть вид Ганта. И если в вашей компании ставятся дедлайны, то это тоже позволяет понять что происходит. Сейчас контейнер — это столбик на доске. Какой столбик какой много занимает, какой мало. Третий подход — Зеркальные задачки. И это потрясающе гибкий инструмент. Для начала расскажу что такое "зеркальные задачи". Вероятно вам уже известна наша концепция зеркальных колонок — когда всё, что происходит в оригинальной, происходит и в зеркальной. И наоборот. Это называется "зеркало", точное отражение оригинальной колонки. Правда в отличие от реального зеркала, ничего не разворачивается :) Мы пошли ещё дальше. К любой задаче можно создать зеркало задачи. Это не просто копия задачи. Это как будто бы одна и та же задача, только они могут находиться абсолютно в разных местах компании и обеспечивать таким образом связь между разными отделами. Эдакая червоточина из проекта в проект. У них всё происходит одновременно. Чаты, подзадачи, файлы, чеклисты, описания. Считайте, что это одна и та же задача, которая может быть в двух местах одновременно. Невозможная концепция в реальной жизни, но возможная в цифровых системах. Единственное их отличие — ID задачи. Можно даже удалить задачу, из которой мы создали зеркало. Язык не поворачивается назвать ее оригинальной, потому что зеркало — это теперь тоже оригинальная задача. Так вот если удалить любую из задач, то ничего плохого не произойдёт, вся работа продолжиться в оставшейся. Теперь о том, как это может вам помочь. Ну как минимум, можно собраться руководителями отделов и на верхнем уровне запланировать что-то в компании. Создать зеркала этих задач (1) и растащить по отделам (2), которые будут заниматься этими задачами. А на этой доске планирования останутся зеркала и можно следить за всеми этими задачами в одной колонке, не тратя время на их поиск по разным проектам. А можно наоборот. Руководитель может потратить 15 минут на какой-нибудь интересующей его доске, создать зеркала задач, за которыми ему хочется наблюдать, переместить их куда-нибудь к себе и видеть по ним весь прогресс. Получится такой дашборд из зеркальных задач, который будет интерактивно обновляться. Потом задачу оттуда можно удалить, ничего плохого не случится. А сейчас расскажу самый интересный кейс. Предположим, вот есть доска менеджмента, где поставлена какая-то задача. К этой доске больше никто доступа не имеет. Теперь эту задачу надо отправить в работу в нужный отдел. Создаём зеркало, отправляем в нужный отдел. Они там получают эту задачу, работают с ней, вешают свои стикеры (1) и вот на каком-то этапе по этой задаче надо провести закупку через бухгалтерию. Для этого есть стикер "В бухгалтерии" с разными состояниями (2). А у бухгалтерии есть свой проект (1). Бухгалтерия не видит другие проекты кроме своего, а отделы не видят проект бухгалтерии. У бухгалтерии на доске с их процессом первой колонкой стоит сводка (2), которая следит за всем задачами в компании, есть ли у задачи стикер "В бухгалтерии" вне зависимости от его состояния. Вот настройки этой сводки (3). Если стикер есть, то задача появляется в этой сводке. Сейчас нет задач с этим стикером, поэтому и число тут — ноль. Переходим на доску отдела и прикреляем к задаче этот стикер. Можно поставить состояние "На оплату". Переходим в бухгалтерию — вот эта задача появилась. Теперь самое интересное. Бухгалтерия перетаскивает к себе эту задачу в колонку "В работе", при этом создаётся зеркало задачи. Теперь бухгалтерия может вести эту задачу по своему процессу и менять состояния стикеров. Например, сменить состояние "На оплату" на "В работе". Конечно же это отобразится в сводке. Сразу всем понятно, что уже не надо эту задачу брать в работу. А на доске отдела задача стоит на том же месте, но у неё тоже поменялось состояние стикера. И теперь там все здесь знают, что у бухгалтерии задача в работе. Когда бухгалтерия всё оплатит, задача у них перейдёт в колонку выполненные и они поставят "Оплачено". Это увидят в отделе, уберут стикер и продолжат свою работу. В бухгалтерии увидят, что стикера на задаче нет, а значит можно удалять задачу. Удалится её зеркало. Другая задача продолжает своё движение в отделе. И это только один небольшой пример самых разных возможностей, которые доступны вам с помощью зеркальных задач. Четвертый подход — Использование ленты событий. Это в какой-то степени отчёт, но мы решили выделить его в отдельный пункт. Это все события в вашей компании по всем задачам, которые вам доступны. Соответственно, руководителю доступны все задачи. А чтобы структурировать этот огромный поток, сделана фильтрация и самое главное — предустановки фильтрации. По-умолчанию уже созданы примеры, но их можно удалить и создать свои. Например, можно отфильтровать по дизайнеру и только по файлам. Или вот сразу кейс — вы онбордите нового сотрудника и хотите посмотреть, как он вливается в работу. Фильтруем по нему ленту событий и смотрим его диалоги. Ну а если и этого не хватает, то можно воспользоватьс следующим подходом… Пятый подход — Табличные отчёты. Это, наверное, самый мощный инструмент в системе. Это почти как сводки, о которых я уже рассказал. Но здесь результаты выводятся в виде таблицы. Изначально мы тоже предлагаем предустановленные отчёты, но можете их удалить или изменить и создать свои. Давайте я тут подробнее остановлюсь на настройках с примерами использования. Фильтр. Расположение позволит следить за задачами конкретного проекта, доски или даже колонки (например, если каждая колонка в вашем процессе — это задачи одного менеджера). Тут же есть опция учёта подзадач. Статус выполнения — с этим понятно, как и статус архивации Даты. В каждой из них есть варианты и в том числе свои даты. Обратите внимание, есть опция "сдвигать даты". Например, если вы поставите с 1 по 10 мая, то на следующий день будет интервал на день больше, то есть со второго по 11 мая. Так со всеми датами. Пользователи. Это если нужно наблюдать за задачами по персоналиям. За определёнными авторами задач, исполнителями, ответственными. Стикеры. Отдельно вынесены системные стикеры, потому что у них особые состояния. Про дедлайн я уже говорил на видео в части сводок, а вот, например, Таймер, показывающий время нахождения задачи в колонке. Если на доске поставить у стикера опцию автоприкрепления к задаче при создании, то вырисовывается отличный кейс, когда можно следить за ходом работ. Ну и, конечно же, есть опции по всем вашим стикерам, например, если стикер сотрудники повесили, а статус не прикрепили. Подзадачи. Можно отслеживать их наличие, дедлайн, исполнителей и статус выполненности. Если ваш процесс построен на подзадачах, это сильно поможет получать отчётность. В разном довольно интересные опции. Первая — текст. Выбрав его, можно указать, где должен встретиться этот текст. Например, выберем "В названии файла". А сам текст — "договор". Теперь в отчёте будут все задачи, в которых выложили файл, содержащий слово "договор". То сотрудниками даже не надо как-то специально отмечать это стикерами! Или, например, если выложен файл со словом "акт", сразу будет понятно, что по этой задаче есть закрывающий акт. То же самое можно сделать в сводке, не забывайте. Эти настройки фильтрации там ничем не отличаются. Сортировка. Можно задать начальную сортировку задач в таблице. Чтобы сначала сортировались по автору, потом по дедлайну, потом по какому-нибудь стикеру и так далее. Состав колонок. Тут всё очевидно. Доступ к отчёту. Можно расшарить ещё на кого-нибудь. Если расшарить на обычных пользователей, то они будут видеть в отчёте только задачи, к которым у них есть доступ. Отправка отчёта на почту по расписанию. Предположим, у вас в пятницу отчётная планёрка с коллективом, вы обсуждаете как прошла неделя. Руководителю можно сформировать отчёт и отправлять его себе и коллегам по пятницам за пару часов до совещания. Это только один пример использования. Посмотрим, что можно сделать в созданном отчёте. Конечно же, здесь видно общее кол-во задач, кол-во открытых и завершенных. Можно сортировать по колонкам. Раскрывать-скрывать подзадачи. Сверху переход в настройки, которые мы сейчас разбирали, можно в любой момент что-нибудь подправить. Можно отобразить отчёт в виде диаграммы Ганта. И также отчёт можно скачать в XLS-формате. Свернуть 4. 10 вариантов процессов на досках Кейс 01 Простой процесс на одной доске # Открытый курс Кейс 02 Процессная доска для всей команды # Открытый курс Кейс 03 Стратегическое планирование # Открытый курс Кейс 04 Последовательный процесс (строительство дома) # Открытый курс Кейс 05 Внутренняя поддержка # Открытый курс Кейс 06 Поддержка инициатив в команде # Открытый курс Кейс 07 Работа с подрядчиками и фрилансерами # Открытый курс Кейс 08 Пространство для неформального общения # Открытый курс Кейс 09 Обучение новых сотрудников # Открытый курс Кейс 10 Наблюдение за отделами # Открытый курс --- # Обновления и статьи https://ru.yougile.com/news Всё полезное о работе в YouGile Все материалы По вашему запросу ничего не найдено Показать ещё